Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суммированный учет рабочего времени. Как ввести и какой учетный период выбрать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Не все работодатели могут обеспечить еженедельное соблюдение 40-часовой нормы. Например, на одной неделе работник отработал 35 часов, а на другой – 45 часов при норме 40 часов в неделю. Чаще всего подобные трудности возникают при сменной работе, работе с чередованием рабочих и выходных дней по скользящему графику, гибком графике работы и при вахтовом методе. В таких ситуациях чаще всего и применяют суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Он позволяет работодателю соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период. И подсчитывать сверхурочную работу именно по итогу данного периода.
Пример расчета суммированного учета рабочего времени
Приведем конкретный пример расчета СУРВ.
В организации принят суммированный учет рабочего времени. За норму принята стандартная неделя в 40 часов, учетным периодом выбран квартал.
Сначала вычисляется норма рабочего времени. Для этого 40 часов нужно разделить на 5 дней (стандартную продолжительность рабочей недели), а затем умножить на количество рабочих дней в каждом месяце. Не забываем вычесть по 1 часу за каждый предпраздничный день. Можно не производить этих вычислений, а просто посмотреть данные производственного календаря, где они уже заранее подсчитаны и приведены для разных вводных данных: для учетного периода в неделю, месяц, квартал или год при рабочей неделе различной продолжительности.
Теперь посмотрим фактически отработанные временные показатели. За 1 квартал года время, фактически отработанное в соответствии с графиком, составило:
- в январе – 158 часов;
- в феврале – 150 часов;
- в марте – 172 часа.
Итого в сумме 480 часов.
Если свериться с производственным календарем на этот год, то в 1 квартале норма рабочего времени насчитывает 482 часа. Таким образом, мы видим 2-часовую недоработку по вине работодателя, которую работникам нужно будет оплатить по среднечасовому тарифу, он вычисляется путем деления месячной заработанной суммы на количество часов, отработанных в этом месяце.
За 2 квартал отработанные часы составили:
- в апреле – 164 часа;
- в мае – 156 часов;
- в июне – 188 часов.
В сумме это 508 часов.
Производственный календарь предусматривает как раз это количество, так что график выполнен без переработок и недоработок.
В 3 квартале наблюдалась такая картина по графику:
- в июле – 166 часов;
- в августе –174 часа;
- в сентябре – 172 часа.
Сумма составляет 512 часов, тогда как производственный календарь на 3 квартал данного года предусматривает 500 часов. Получается переработка в 12 часов, которую по закону надо оформить и оплатить как сверхурочные: 2 часа по полуторному тарифу, остальные 10 часов – по двойному. Дополнительная выплата должна быть начислена в сентябре.
Что делать если у работника возникла недоработка?
Запланированное графиком рабочее время нередко оказывается меньше, чем норма на соответствующий период.
Предположим, человек работает по графику «сутки через трое», учётный период — месяц. На октябрь 2019 года у него пришлись рабочие смены на следующие числа: 4, 8, 12, 16, 20, 24, 28 октября. Всего он отработал 168 часов (7 смен x 24 час.). А норма в октябре из расчёта 40-часовой пятидневной рабочей недели — 184 часа. Получается, что в график была заложена недоработка до нормы — 16 часов.
При этом часы недоработки до нормы нельзя признать простоем (который даже в случае вины работодателя оплачивается в размере 2/3 среднего заработка). Ведь простой это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Такие обстоятельства надо доказывать, и в комментируемом случае их очевидно нет. Поэтому оплачивать такую недоработку, как простой, нельзя.
Суды считают, что в такой ситуации имеет место неисполнение трудовых обязанностей по вине работодателя. Аргументы против работодателей, которые платят сотрудникам только за фактически отработанное время, обычно такие:
— работнику установлена 40-часовая рабочая неделя, и он не давал согласия на перевод на неполное рабочее время;
— работодатель обязан обеспечить сотрудника работой, предусмотренной трудовым договором;
— работодатель обязан обеспечить отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учётных периодов (рабочего дня, недели, месяца и др.);
— недоработка до нормы часов рабочего времени обусловлена ненадлежащей организацией труда работодателем.
Если же сотрудник пойдёт в суд, то он может также получить с работодателя деньги в возмещение морального вреда.
Аналогичную позицию занимают трудинспекторы.
Ранее мы рассказывали об учёте рабочего времени и оплате труда при сменном графике.
Особый вид учета рабочего времени — суммированный
В 2022 году под данным понятием принято понимать специализированный трудовой режим, базирующийся на установлении «скользящего» и сменного графиков. Главная причина, заставляющая предпринимателей составлять и вводить подобные нормативы, заключается в невозможности планирования функциональных недель, содержащих твердое количество трудочасов:
- 24 ч. — люди, не достигшие совершеннолетия;
- 35 — обладатели статуса инвалида;
- 36 — преподаватели и персонал особо опасных фабрик;
- 39 — для сотрудников медицинского сектора;
- 40 — классическая продолжительность.
Проще говоря, работодатель, задействующий график сменности при суммированным учетном периоде рабочего времени, по Трудовому кодексу обязан проводить расчеты, в рамках которых недоработка в одном месяце компенсируется переработкой в другом.
Причем суммарный результат всегда обязан сопутствовать шаблонам, представленным в ТК. Нарушение законодательства — это недопустимый факт, который, однако, многие предприниматели оспаривают. Результатом такого несогласия может стать комплекс проблем, исходящих от Государственной инспекции труда и прочих государственных надзорных учреждений. Отделения таких ведомств находятся на территории практически всех крупных городов Российской Федерации, и функционируют они, кстати, достаточно исправно.
Правила применения СУРВ-систем
Каждая организация, желающая внедрить предложенную методику учета, должна обратить внимание на следующие моменты:
- новая схема работы вводится только в ситуации, когда невозможно задействовать обыкновенный график;
- количество отработанного людьми времени не превышает показатели, установленные в законодательстве Российской Федерации;
- документация регламентирует абсолютно все аспекты организационного процесса: от начала и конца функциональных суток до периодичности смен;
- нормы закона России запрещают вводить инструкции, предусматривающие существенную переработку;
- особой аналитике подвергаются периоды, включающие в себя множество праздничных и выходных дней.
Как уже говорилось ранее, образец трудового договора по годовому суммированному учету рабочего времени по ТК РФ в обязательном порядке должен включать в себя все особенности будущих аспектов операционного функционирования предприятия. Составив грамотный набор бумаг, работодатель убережет себя от всевозможных проблем, связанных, например, с внеплановыми и квартальными инспекциями.
Возможности «1С: Зарплаты и управления персоналом 8» (ред. 3.0) по суммированному учету
В программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 признак суммированного учета рабочего времени можно указать в графике работы сотрудника.
Для работающих по графику суммированного учета рабочего времени ведется учет переработок. Также надо отметить, что при вводе документа Табель для сотрудников, работающих по графику суммированного учета времени, количество часов, за которые будет сохраняться средний заработок, определяется по табелю, а не из графика работника.
Автоматический расчет среднего заработка для работающих по графику суммированного учета производится в следующих документах:
- Командировка;
- Оплата дней ухода за детьми инвалидами;
- Отсутствие с сохранением оплаты;
- Простой;
- Увольнение;
- Увольнение списком.
Как установить суммированный учет рабочего времени на предприятии?
Как вы уже поняли, суммированный учет рабочего времени вводят, когда невозможно установить ежедневную норму отработанных часов. В какие-то дни сотрудники перерабатывают, в какие-то — не дорабатывают. Но в совокупности получается норма, установленная на отчетный период. Стандартно она составляет 40 часов в неделю, но работодатель может установить более низкую.
Утверждая систему суммированного учета в организации, руководитель должен опираться на ст. 104 ТК РФ. В ней сказано, что норма выработки для разных категорий работников отличается. Соответственно, и отчетные периоды будут разными. Например, если это вредная, опасная или сезонная работа, учетный период устанавливается от 3 месяцев до 1 года, но не больше.
Норма часов, которую должен отработать сотрудник, зависит от формы трудоустройства. К примеру, вы берете студентов на неполный рабочий день (неделю). Тогда, согласно правилам суммирования рабочего времени, норма для них будет меньше, чем для работающих на полную ставку.
Что касается количества часов, закон не запрещает сокращать их. Но тогда возникнет необходимость создать свой производственный календарь, чтобы рассчитать месячную норму. Ничего трудного здесь нет. Поделите установленную вами норму на 5 дней, затем умножьте на количество рабочих дней в выбранном месяце по «пятидневке». Из получившейся суммы вычтите часы, которые приходятся на сокращенные перед праздниками дни.
Допустим, мы составляем график на декабрь 2019 года. Для сотрудников, работающих полный день, установлена недельная норма 36 часов. Количество рабочих дней — 22. Предпраздничный день только один — 31 декабря, он сокращен на 1 час. Расчет будет выглядеть так:
36:5*22−1=157,4=157 часов 40 минут — столько ваши сотрудники должны отработать в декабре. С учетом этой цифры вы и будете распределять их по дням и сменам.
Итак, чтобы перейти на систему суммирования рабочего времени, вам нужно установить отчетный период, норму часов (исходя из особенностей работы) и составить график. Но есть еще два важных пункта: необходимо определить, как вы будете рассчитываться с работниками за переработки и за выходы в праздничные дни.
Почесмему у сторожей норма часов рабочего времени в январе больше
В таком случае часы, отработанные сверх нормы, считаются сверхурочными. Обратите внимание на то, что ночная смена, период которой укладывается в такой временной промежуток, как десять часов вечера — шесть часов утра, оплачивается в повышенном размере; рабочим днем называют дневной промежуток времени, на протяжении которого работник исполняет свои обязанности в течение восьми часов; учетным периодом называют временной промежуток, за который нужно рассчитать размер заработной платы.
Для расчета нормы рабочего времени в месяц используется следующий метод: продолжительность рабочей недели (40 часов) необходимо разделить на 5, умножить на количество рабочих дней в месяце и вычесть число часов, на которые были сокращены предпраздничные дни (в случае их наличия в конкретном месяце). Норма рабочего времени за год исчисляется аналогично, только число рабочих часов в день (восемь) умножается на число рабочих дней в году, после чего из полученного произведения требуется вычесть количество часов, на которые были сокращены предпраздничные дни в течение всего года.
Если сотрудник постоянно работает в позднее время суток, он обязан получить на дополнительную оплату и уникальные компенсации, недоступные стандартным сотрудникам. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
Суммированный учет рабочего времени установлен.
В соответствии со ст. 104 ТК РФ, когда по условиям производства (работы) в учреждении в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период устанавливается работодателем самостоятельно. Он не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.
На практике по должности сторожа часто устанавливается именно суммированный учет рабочего времени. В этом случае нормальное число рабочих часов за учетный период распределяется по месяцам или неделям на основании графика сменности, который разрабатывается таким образом, чтобы не была допущена переработка. Обратите внимание, в разные недели (месяцы) работник может отработать различное количество часов, главное, чтобы он выполнял норму труда за учетный период. Следует учитывать, что сверхурочные часы в повышенном размере оплачиваются работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени, по итогам расчетного периода. Рассмотрим конкретные примеры.
Пример 1
Сторожу установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – месяц. В январе он отработал 152 часа. Оклад сторожа – 10 000 руб.
В январе работник отработал сверхурочно 16 часов (152 ‑ 136). Поскольку заработная плата за норму часов рабочего времени ниже МРОТ, работнику должна быть начислена заработная плата в сумме 11 280 руб. (в размере МРОТ), а сверх нее должна быть произведена доплата за сверхурочную работу (работу в праздники).
Пример 2
Сторожу установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – квартал. В январе согласно утвержденному графику он отработал 152 часа, в феврале – 148 часов, в марте – 152 часа (итого за расчетный период – 452 часа). Его оклад – 10 000 руб.
Продолжительность рабочего времени при 40‑часовой рабочей неделе в I квартале 2019 года составляет 454 часа:
|
Месяц |
Количество часов |
|---|---|
|
Январь |
|
|
Февраль |
|
|
Март |
|
|
Итого |
В рассматриваемом случае за учетный период у работника не было переработки, соответственно, за каждый месяц отчетного периода он должен получить заработную плату в размере 11 280 руб. В случае если работник отработал все часы по графику, при этом они меньше нормы рабочего времени, оплата труда производится в размере, как если бы работник полностью отработал месячную норму труда. То есть тот факт, что в I квартале работник отработал на 2 часа меньше нормы (454 ‑ 452), не влияет на порядок оплаты его труда. Оплачивать в январе часы, отработанные сверхурочно, сверх МРОТ нет оснований.
График суммированного учета рабочего времени
График работ вводят приказом руководителя предприятия. Специальная процедуры, предусматривающая форму и срок ознакомления персонала с графиком работ, законодательно не регламентирована. Поэтому администрация вправе самостоятельно определять порядок ознакомления с графиком работ, предусмотрев разумные сроки.
Длительность выполнения трудовых функций за учетный период не должна быть больше нормальной недельной, умноженной на число недель в принятом учетном периоде.
При составлении рабочего графика учитывают допустимую максимальную протяженность учетного периода. Зависимо от специфики работы организации для различных должностей могут устанавливать рабочие графики с разной длительностью рабочего времени с чередованием периодов отдыха.
Ответственность за несоблюдение требований законодательства
Ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрена ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Санкция указанной нормы содержит возможность привлечения к ответственности в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Рассмотрим конкретные вопросы, нередко возникающие на практике.
- В каком размере подлежит оплате труд работника, если по условиям суммированного учета рабочего времени его рабочая смена приходится на праздничный день?
- В каком порядке подлежит оплате труд работника, привлеченного работодателем к сверхурочной работе в ночное время?
- Возможно ли осуществить перенос фактически отработанных часов, превышающих установленный лимит в одном учетном периоде, при условии соблюдения этого лимита в следующем учетном периоде?
Особенности определения
В зависимости от специфики работы, устанавливаются свои нормы, а продолжительность рабочего периода определяется по особым характеристикам рабочей деятельности:
- Для лиц, занятых на вредном, опасном производстве период составляет 1-3 месяца.
- Для остальных – 1-12 месяцев.
При подсчете времени, проведенного на работе, учитывается предельная занятость по ТК РФ, равная 40 часовой неделе.
Подобный способ учета продолжительности характерен для следующих профессий:
- водитель;
- работник в сфере охраны, сторож;
- стюард на борту транспортного средства;
- проводник.
Для каких категорий сотрудников применима система Bitcop?
- Для офисных сотрудников, переведенных на удаленную работу, факт выполнения служебных обязанностей которых необходимо контролировать.
- Для фрилансеров, которым поставлен план в часах на отчетный период, но контроль затруднен из-за местонахождения сотрудника.
- Для IT-команды, работающей над проектом по заключенному договору о почасовой оплате.
- Для персонала, трудящегося за ПК посменно, качество работы которого физически проверить затруднительно.
- Для любых офисных служащих, работающих за ПК, если руководство интересует их продуктивность и время, реально затрачиваемое на выполнение служебных обязанностей.
Во всех этих случаях у работодателя нет необходимости «стоять над душой» сотрудника, внося нервозность в рабочий процесс, чтобы установить, что он действительно работает, а не проводит время в интернете или бездействует.
Достаточно поставить задачу по выработке запланированного времени за согласованный период и установить агент Bitcop, который соберет все данные о продолжительности использования различных программ, посещения веб-сайтов, обращению к электронной почте и мессенджерам.
Пример расчета суммированного учета рабочего времени
Приведем конкретный пример расчета СУРВ.
В организации принят суммированный учет рабочего времени. За норму принята стандартная неделя в 40 часов, учетным периодом выбран квартал.
Сначала вычисляется норма рабочего времени. Для этого 40 часов нужно разделить на 5 дней (стандартную продолжительность рабочей недели), а затем умножить на количество рабочих дней в каждом месяце. Не забываем вычесть по 1 часу за каждый предпраздничный день. Можно не производить этих вычислений, а просто посмотреть данные производственного календаря, где они уже заранее подсчитаны и приведены для разных вводных данных: для учетного периода в неделю, месяц, квартал или год при рабочей неделе различной продолжительности.
Теперь посмотрим фактически отработанные временные показатели. За 1 квартал года время, фактически отработанное в соответствии с графиком, составило:
- в январе – 158 часов;
- в феврале – 150 часов;
- в марте – 172 часа.
Итого в сумме 480 часов.
Если свериться с производственным календарем на этот год, то в 1 квартале норма рабочего времени насчитывает 482 часа. Таким образом, мы видим 2-часовую недоработку по вине работодателя, которую работникам нужно будет оплатить по среднечасовому тарифу, он вычисляется путем деления месячной заработанной суммы на количество часов, отработанных в этом месяце.
За 2 квартал отработанные часы составили:
- в апреле – 164 часа;
- в мае – 156 часов;
- в июне – 188 часов.
В сумме это 508 часов.
Производственный календарь предусматривает как раз это количество, так что график выполнен без переработок и недоработок.
В 3 квартале наблюдалась такая картина по графику:
- в июле – 166 часов;
- в августе –174 часа;
- в сентябре – 172 часа.
Сумма составляет 512 часов, тогда как производственный календарь на 3 квартал данного года предусматривает 500 часов. Получается переработка в 12 часов, которую по закону надо оформить и оплатить как сверхурочные: 2 часа по полуторному тарифу, остальные 10 часов – по двойному. Дополнительная выплата должна быть начислена в сентябре.
Оплата рабочего времени при суммированном учете производится либо исходя из часовых тарифных ставок, либо исходя из должностного оклада.
Оплата труда исходя из часовых тарифных ставок. В данном случае заработная плата работника исчисляется за фактически отработанные часы согласно графику.
Пример 2. Вахтеру общежития при техникуме установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Его часовая тарифная ставка составляет 40 руб. Согласно графику сменности вахтер работает сутки через трое. За I квартал 2010 г. он отработал за январь по норме 8 суток, за февраль — 6 суток (норма — 7 суток), за март — 9 суток (норма — 8 суток). Общее количество часов, отработанных вахтером за I квартал 2010 г., соответствовало норме. Необходимо рассчитать заработную плату за отработанные месяцы.
Заработная плата вахтера составит:
- за январь 7680 руб. (8 суток x 24 ч x 40 руб.);
- за февраль 5760 руб. (6 суток x 24 ч x 40 руб.);
- за март 8640 руб. (9 суток x 24 ч x 40 руб.).
Оплата работы в выходные и праздничные дни
Согласно ст. 111 ТК РФ при пятидневной рабочей неделе работникам предоставляются два выходных дня в неделю (как правило, это суббота и воскресенье), при шестидневной рабочей неделе — один выходной день (воскресенье). Однако данное правило не действует при суммированном учете рабочего времени. При сменном режиме рабочие дни могут приходиться на различные дни недели согласно установленному графику. При этом если смена выпала, к примеру, на субботу, то дополнительно она не оплачивается, так как для данного работника этот день не является выходным.
При оплате труда в праздничные дни нужно учитывать следующее. Поскольку такие дни устанавливаются для всех работников, независимо от применяемых режимов работы, поэтому в случае, если смена работника выпала на праздничный день, оплата отработанных часов будет произведена в повышенном размере. Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются (ст. 112 ТК РФ):
- 1, 2, 3, 4 и 5 января — новогодние каникулы;
- 7 января — Рождество Христово;
- 23 февраля — День защитника Отечества;
- 8 марта — Международный женский день;
- 1 мая — Праздник Весны и Труда;
- 9 мая — День Победы;
- 12 июня — День России;
- 4 ноября — День народного единства.
Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:
- сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;
- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
- работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
При этом конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Как это выглядит на практике?
Отдел кадров разрабатывает график на будущий год. Затем определяется учетный период. При расчетах, кроме продолжительности рабочего времени, необходимо учитывать и другие требования ТК РФ. Например, недопустим непрерывный отдых на неделе, составляющий менее 42 часов. Запрещена работа в две смены подряд (ст. 103 ТК РФ). Ночные смены должны быть сокращены на час (ст. 96 ТК РФ). Каждому работнику нужен обеденный перерыв, который может длиться от получаса до 2 часов и не включается в рабочее время, согласно ст. 108 ТК РФ.
Учитывается также законный ежегодный отпуск, который в большинстве случаев составляет 28 календарных дней.
После составления графика нужно подсчитать, сколько в нем месяцев с нормативным числом рабочих часов (то есть равным стандартной 40-часовой неделе). Это количество месяцев и определяют как учетный период.
Возьмем для наглядности пример. Продавцы в книжном магазине работают по графику: 2 недели ежедневной работы по 10 часов, затем 2 недели отдыха. Кадровик разрабатывает графики на предстоящий год. После их составления становится понятно, что в январе продолжительность рабочего времени больше нормы, а в феврале и марте — меньше. Например, продавец Соколова в январе должна отработать 140 часов против 120 положенных, а в феврале и марте — меньше 120 положенных. Без суммированного учета 20 январских часов сверх лимита придется оформлять как сверхурочный труд. Но при суммированном учете нормы нарушены не будут, если за учетный период принять квартал. Именно так и поступает работник отдела кадров.
Даже если по итогам графика все равно «вылезает» переработка, решить эту задачу при суммированном учете гораздо проще. Можно искусственно уменьшить продолжительность смены и тем самым «подогнать» ее под норматив.