Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как можно исправить фамилию в трудовой книжке?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.
Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудкнижку. Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.
Заявление включает такие сведения:
- Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
- Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
- Дата оформления обращения.
- В середине следующей строки — слово «заявление».
- Текст обращения с просьбой излагают ниже.
- После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.
К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.
|
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение:
Никанорова 13.09.2021 |
Порядок внесения изменений
Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.
В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.
На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.
А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
-
штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
-
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
-
штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
В какие еще документы нужно внести изменения
Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее. Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения
Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений
Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.
Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.
Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:
- в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
- в графике отпусков, ф. Т-7;
- в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).
В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:
- пенсионного свидетельства;
- банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).
Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке задним числом?
В законодательстве нет четких сроков для этой процедуры. Поэтому зачастую после замужества женщины вносят поправки в трудовую книжку едва ли не в последнюю очередь. И хотя отсутствие уведомления можно считать нарушением, но на практике оно никак не наказуемо. Поэтому зачастую работодатели вовремя не вносят новую информацию в трудовую просто из-за незнания того, что произошла смена персональных данных сотрудника. Когда они об этом узнают, все равно необходимо будет осуществить внесение новой информации.
Таким образом, это можно сделать задним числом, но оформить по факту оформления записи. Нередко новые данные работника вносят уже те работодатели, к которым он трудоустраивается с обновленным паспортом и другими официальными документами.
Необходима ли замена трудовой книжки при смене фамилии
Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода. Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней. Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.
После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.
Как вносится запись о новой фамилии
Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:
- вносятся все изменения на титульный лист – там, где обозначены прежние персональные сведения;
- фамилия, которая подлежит изменению, должна быть зачеркнута аккуратной ровной чертой. Рядом с ней нужно сделать запись в трудовую с новой актуальной информацией;
- на внутренней стороне обложки кадровик делает пометку о причинах произведенных изменений. В частности, речь идет о внесении данных о документе, который послужил основанием для этого. Например, свидетельство о браке или о разводе. Необходимо указать тип документа, его серию и номер, дату выдачи.
Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.
Как вносится запись о новой фамилии
Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:
- вносятся все изменения на титульный лист – там, где обозначены прежние персональные сведения;
- фамилия, которая подлежит изменению, должна быть зачеркнута аккуратной ровной чертой. Рядом с ней нужно сделать запись в трудовую с новой актуальной информацией;
- на внутренней стороне обложки кадровик делает пометку о причинах произведенных изменений. В частности, речь идет о внесении данных о документе, который послужил основанием для этого. Например, свидетельство о браке или о разводе. Необходимо указать тип документа, его серию и номер, дату выдачи.
Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.
Запись о смене фамилии обязательно заверяется подписью руководителя отдела кадров или ответственного лица, здесь же ставится печать предприятия.
Дополнительные факты, которые относятся к теме статьи
Первый факт — после развода фамилия вернулась на девичью. Потребуется подать вновь заявление и в книжке зачеркнут фамилию бывшего супруга и запишут старую. Эти действия так же подкрепляются свидетельствами, которые указываются на втором развороте.
Второй факт — в кодексе нет предписаний о правилах действий при внесении данных с ошибкой. Поэтому стоит быть особенно внимательным. Оговорен случай, в котором ошибочные данные занесены во время первичного оформления трудовой книжки. Если такое произошло, то ее выбрасывают и заполняют по новой.
Третий факт — если что-то ошибочно записано по вине работодателя, то все расходы на замену или покупку новой книжки он должен взять на себя согласно пункту 42 Кодекса России.
Четвертый факт — хоть и кодексом не прописаны условия исправления ошибок, данная ситуация случается, и кадровики исправляют с пометкой «правки внесены из-за первоначально ошибочных действий».
Пятый факт — за несвоевременную замену ответственность несет кадровик.
Хоть и весь процесс переоформления личных бумаг затратный и длительный, все же это не сложно. Ситуация с трудовой книжкой — одна из самых простых, ведь не придется ничего платить и почти всю работу выполняет соответствующий работник, а не сам гражданин.
В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке
Самые распространённые варианты изменения фамилии в трудовом документе:
- работница вышла замуж, реже, но бывает, что муж берёт фамилию жены;
- супруги развелись, и жена возвращает свою прежнюю фамилию (что тоже бывает, когда женщина даже таким образом не хочет вспоминать своего бывшего);
- человек просто решает изменить имя или фамилию по личным соображениям.
По законодательным актам, предусматривающим идентификацию гражданина, процедура изменения Ф. И. О. в некоторых случаях должна сопровождаться полной заменой документов, содержащих персональную информацию о человеке. К примеру, подлежат замене паспорт, СНИЛС, водительские права. А есть документы, в которых допускается просто внесение корректировок, сюда как раз и относится трудовая книжка.
Следовательно, как только в персональных данных работника произошли изменения и им был получен на руки новый паспорт гражданина РФ, он обязан предупредить своего нанимателя об этом. И кадровый служащий, и работник должны понимать, что этот вопрос важен для обеих сторон:
- при обнаружении ошибок и несостыковок во время сдачи налоговой и страховой отчётности (СЗВ-М, справки 2-НДФЛ и пр.) компании грозят штрафы и пени — минимум 500 руб. за сотрудника, и это только в ПФР;
- для работника такая безответственность чревата потерей трудового стажа и пенсионных баллов, если трудовая книжка будет признана недействительной. По крайней мере, при выходе на пенсию ему придётся побегать по инстанциям, доказывая свою правоту.
Процедура изменения фамилии в трудовой книжке
В соответствии с законодательством, изменения в запись о фамилии вносятся на основании подтверждающих документов.
Реквизиты этих документов должны быть обязательно внесены при смене фамилии в трудовую книжку.
Данные действия производятся у того работодателя, во время работы у которого, была изменена фамилия.
Но если по определенным причинам поменялась фамилия, а данные в трудовой книжке не исправили, при этом сотрудник уволился и был принят на работу к другому работодателю, то корректировку в трудовом документе может произвести новый наниматель.
Основные этапы внесения изменений:
- Вначале вносят изменения в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте в трудовой книжке. Прежнюю фамилию вычеркивают, а рядом вписывается новая. Надпись можно сделать сверху над вычеркнутым словом.
- Основные данные из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки, оставляя место для внесения реквизитов очередного документа, в том случае, когда снова понадобится вносить изменения. Опытные специалисты рекомендуют сэкономить здесь место, для указания подобных исправлений.
- Под записями о серии и номере свидетельства и другими данными сотрудник отдела кадров ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать так, чтобы можно было прочесть всю информацию.
Как исправлять фамилию из-за ошибки кадровика
Ошибки, допускаемые при написании персональных сведений, встречаются нередко, и специалистам по кадрам важно знать, как поменять фамилию в трудовой книжке, если персональные данные сотрудника неверны.
Причина — запись на слух, невнимательное прочтение паспорта. Несовпадение в личных данных вызовет в дальнейшем проблемы с назначением пенсии. Сотруднику придется подтвердить принадлежность ТК в судебном порядке (п. 44 постановления правительства РФ от 24.07.2002 № 555).
Ошибки по п. 27 правил, установленных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, устраняет работодатель, который:
- Допустил ошибку.
- Является действующим.
Первый вариант применяют, если трудовая находится на руках сотрудника, и он имеет возможность направить документ работодателю для корректировки.
Второй вариант возможен при предъявлении официальной бумаги от работодателя, нарушившего ранее правильность оформления (п. 27 правил постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Возможным подтверждающим документом для корректировки становится справка от допустившего ошибку предприятия на бланке с подписью руководителя, заверенной печатью.
Законодатель четко не определяет алгоритм исправления Ф.И.О. на титульном листе. Правила, утвержденные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и инструкция по постановлению Минтруда № 69 от 10.10.2003 впрямую не регулируют способ исправления ошибок в фамилии. Но из них следует возможный алгоритм:
- Для корректировки Ф.И.О. в книжке, имеющей иные записи, следует зачеркнуть некорректные сведения. Рядом пишут правильные.
- Вносить исправления следует ручкой со светостойкой и водостойкой пастой черного, фиолетового, темно-синего цвета. Применение корректора или ножа для зачистки не разрешено.
- Неверную запись зачеркивают одной сплошной линией. Рядом указывают верные данные и ссылку на реквизиты документа, который является основанием для исправления. В любом случае корректируют сведения при предоставлении документов-оснований (например, паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака).
Что должен сделать работодатель
Как только работник обратился с заявлением о смене личных данных, работник кадрового отдела обязан произвести необходимые изменения во всех внутренних документах компании. При этом уполномоченный кадровик обязан проверить наличие свидетельств, на основании которых будут внесены соответствующие изменения.
Кроме того, что работодатель обязан исправить информацию во всех бумагах внутри самого предприятия, ему еще предстоит переоформить данному сотруднику свидетельство об обязательном социальном страховании и сообщить о смене личных данных в Пенсионный фонд.
Чтобы поменять фамилию после замужества в трудовой книжке, необходимо дождаться приказа, который будет издан на основании поданного сотрудником заявления. Как и все документы такого порядка, приказ непременно должен быть зарегистрирован и занесен в специальный журнал под присвоенным ему регистрационным номером.
В таком приказе руководитель компании дает указание отделу кадров обеспечить внесение необходимых изменений во все внутренние бумаги компании. В приказе обязательно должны быть указаны документы, которые были предъявлены в качестве основания для замены персональной информации.
Работнику отдела кадров стоит помнить, что личными данными принято считать сведения, внесенные в кадровую и бухгалтерскую документацию предприятия. А потому, как только поступит заявление от сотрудника компании, следует исправить информацию в таких бумагах:
- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- личная карточка,
- лицевые счета,
- книга учета документов о труде,
- любые другие бухгалтерские и кадровые документы, содержащие личную информацию о сотруднике.
Как оформляется изменение фамилии в трудовой книжке?
Чтобы сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы, удостоверился в законности перемены фамилии, ему необходимо потребовать от трудящегося заявление с копиями прилагаемых свидетельств.
Если необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, то необходимо получить копию нового паспорта и свидетельство о браке.
В случае, когда она изменена по причине развода, то и свидетельство должно быть приложено соответствующее — о расторжении брака.
Узнайте из нашей статьи, как составляется заявление на выдачу трудовой книжки. Как оформляется акт передачи трудовых книжек при увольнении ответственного лица? Смотрите тут.