Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение личных карточек работников в НКО: право или обязанность?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Карточки должны вести на своих работников организации любых форм собственности и любой численности, а также ИП с работниками. Даже если у работодателя всего 1-2 сотрудника, непременно нужно завести на них личные карточки.
Кто должен вести личные карточки
Порядок ведения формы № Т-2 регламентируется постановлением Госкомстатистики от 05 января 2004 № 1. Вместе с тем утвержденную унифицированную форму можно заменить на иную, принятую на предприятии. Главное, чтобы она включала всю необходимую информацию.
Роструд указывает на то, что руководство или кадровая служба предприятия обязаны создать личную карточку на каждого человека, с кем возникли трудовые отношения. Создается форма при приеме на работу, а далее данные в нее включаются за весь срок работы у работодателя. Вносится следующая информация:
- фамилия, имя, отчество физического лица и все индивидуальные данные;
- данные, где зарегистрирован и проживает сотрудник и его контактный телефон;
- уникальный номер сотрудника;
- ИНН (если имеется) и СНИЛС;
- дата и номер трудового соглашения;
- профессия;
- уровень образования;
- состав семьи;
- трудовой стаж;
- военная обязанность;
- кадровые перемещения на предприятии (назначения на иную должность, взыскания и награждения);
- информация об аттестации (если необходимо).
Оформление личной карточки работника
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.
Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Профессиональная переподготовка
Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.
В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).
В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.
Личная карточка: электронная или бумажная
В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном.
Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разд. I — III карточки своей подписью.
Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.
Кроме этого, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде.
В связи с этим, после заполнения личной карточки на каждого работника в программе ее надо распечатать подписать у работников.
Личная карточка по унифицированной форме
Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:
| Раздел | Что включает в себя |
| Общие сведения | ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия |
| Сведения о воинском учете | Звание, категория годности, военкомат по месту жительства |
| Прием на работу и переводы | Дата, должность, подразделение |
| Аттестация | Дата, основание |
| Повышение квалификации | Наименование учебного учреждения, даты |
| Переподготовка | Специальность, диплом, дата |
| Награды | Наименование поощрения, дата, документ |
| Отпуск | Основание, вид отпуска, период |
| Социальные льготы | Основание, наименование льготы |
| Доп.сведения | — |
| Прекращение трудового договора | Дата увольнения, номер приказа, подписи |
Личная карточка по унифицированной форме
Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:
| Раздел | Что включает в себя |
| Общие сведения | ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия |
| Сведения о воинском учете | Звание, категория годности, военкомат по месту жительства |
| Прием на работу и переводы | Дата, должность, подразделение |
| Аттестация | Дата, основание |
| Повышение квалификации | Наименование учебного учреждения, даты |
| Переподготовка | Специальность, диплом, дата |
| Награды | Наименование поощрения, дата, документ |
| Отпуск | Основание, вид отпуска, период |
| Социальные льготы | Основание, наименование льготы |
| Доп.сведения | – |
| Прекращение трудового договора | Дата увольнения, номер приказа, подписи |
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Формулировки записей о знании языка
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Читает и переводит со словарем | 1 |
| Читает и может объясниться | 2 |
| Владеет свободно | 3 |
Раздел лСведения о воинском учете»
Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).
Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные — это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.
Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?
В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте — матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).
Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.
Обязательность ведения личной карточки
Минимальный необходимый объем информации о сотруднике, его трудовой деятельности в конкретной организации аккумулируется в личной карточке — форме N Т-2. Но некоторые бюджетные организации считают, что раз Постановление N 1 обязательно для применения организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений, то и вести данную форму нет надобности. Это не так, и вот почему. В п. 2 Постановления N 1 действительно есть оговорка насчет бюджетных учреждений, но она касается только унифицированных форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Но личная карточка входит в другой раздел унифицированных форм — по учету кадров, а они в соответствии с указанным пунктом обязательны для применения всеми организациями.
Также необходимость ведения личной карточки по форме N Т-2 или N Т-2 ГС(МС) подтверждается Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»: с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Более того, Минздравсоцразвития в Письме от 02.04.2008 N 835-17 отметило, что использование унифицированных форм из Постановления N 1 в государственных органах является обязательным, но с особенностями, касающимися бюджетных учреждений.
Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме
Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.
Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:
- премирования;
- дисциплинарного взыскания;
- ухода в отпуск;
- внутреннего перевода;
- увольнения.
Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Она должна находиться:
- на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
- на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
- на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
Правила внесения сведений
Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:
— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;
— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;
— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;
— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.
Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.
Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.
Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:
— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;
— «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;
— «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;
— «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;
— «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;
— «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).
А теперь переходим к разделам личной карточки.
Раздел I «Общие сведения»
Данный раздел предназначен для внесения личных данных сотрудника — паспортных данных, сведений об образовании, гражданстве, о том, состоит ли он в браке.
Но первым делом заполняем графу «Трудовой договор», указывая в ней дату и номер договора, заключенного с работником.
На основании паспортных данных заполняются пункты с первого по четвертый:
А) фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;
Б) дата рождения указывается словесно-цифровым способом (например, «15 января 1979 г.»);
В) место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений («г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;
Г) в графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи:
— гражданин Российской Федерации (код «1»);
— гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код «2»);
— иностранный гражданин (код «3») — с указанием названия государства (например, «иностранный гражданин (Республика Таджикистан)»);
— лицо без гражданства (код «4») — указывается при предъявлении вида на жительства.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» разд. I формы указывается степень знания языка: «Владею свободно», «Читаю и могу объясниться», «Читаю и перевожу со словарем».
Пункт 6 «Образование» заполняется на основании документов об образовании. Записи могут быть такими: «среднее профессиональное образование (техникум/колледж)», «высшее образование (университет/академия/институт)» и пр. Далее заносятся:
— наименования учебных заведений;
— данные о документе, подтверждающем получение образования;
— год окончания обучения;
— направление или специальность по документу об образовании.
Примечание. Для послевузовского образования предусмотрены отдельные строки.
Если места для внесения всех образовательных организаций не хватает, можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные.
Заполняя п. 7 «Профессия», нужно указать профессию без сокращений на основании документа, подтверждающего ее наличие. В нормативных документах не говорится, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Мы считаем, что наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве «другой» рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе на другую подходящую работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях).
В пункте 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет (в карточке Т-2ГС (МС) дополнительно предусмотрена строка для стажа государственной (муниципальной) службы для доплаты к пенсии). В любом случае стаж рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Порядок подсчета можно позаимствовать в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.
К сведению. Состояние в браке (п. 9) заполняется в соответствии с ОКИН (например, «Никогда не состоял в браке», «Состоит в зарегистрированном браке», «вдовец»), не допуская формулировок типа «холост» или «женат».
В графе «Состав семьи» необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т. п. Для заполнения п. 11 «Паспорт» нужно внести в личную карточку реквизиты документа, удостоверяющего личность. А информацию из штампа о месте регистрации надо внести в п. 12 «Адрес места жительства: по паспорту». Если место фактического проживания отличается от регистрации, со слов работника заполняется «Адрес места жительства: фактический».
Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
Подчеркнем особенность заполнения данного раздела: на основании приказа вписывается только дата начала отпуска, а дата окончания вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его продления дата окончания может оказаться иной, нежели указанная в приказе о предоставлении отпуска.
Не забывайте учитывать здесь и отпуска без оплаты, так как их продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).
Документы, необходимые для заполнения
Специалист отдела кадров не может заполнять учётную карточку только со слов нового сотрудника. Желательно, чтобы вся вносимая в карточку информация подтверждалась оригиналами документов или справками. Здесь могут понадобиться:
- внутренний паспорт;
- диплом об образовании, наличии степени (магистр, бакалавр, специалист и др.);
- документы, подтверждающие дополнительные знания (например, сертификаты квалификации для бухгалтеров, сертификаты, подтверждающие знания языков и др.), если они необходимы в должности;
- документы воинского учёта (для мужчин);
- приказ о приёме на работу с номером и датой;
- свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- трудовая книжка или документальное подтверждение стажа.
Личная карточка представляет собой унифицированный бланк по форме Т-2 и является первичным документом по учету персонала и оплате труда. Ведение данного документа обязательно для каждой компании на все категории работников (основных, временных, совместителей, сезонных и т. д.). Это прямо указано в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004г.
Она состоит из 4-х страниц, имеющих несколько разделов. В них отражаются все основные сведения о сотруднике (его биографии и трудовой деятельности). При приеме на работу на нового сотрудника заводится личная карточка. Изначально заполняется только основная часть этого документа. В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности по мере необходимости этот бланк дополняется другими записями. Закрывается личная карточка только при увольнении работника из организации.
Карточки хранятся в специальном ящике или папке. Но обязательное условие ее хранение – отдельно от личных дел сотрудников.
Для удобного и быстрого поиска нужной информации карточки располагают либо в алфавитном порядке, либо по подразделениям.