Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция по специальности «Офис-менеджер»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.
Кто такой офис-менеджер?
Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.
Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.
Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). Менеджер обеспечивается правами и гарантиями, которые прописываются в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела не существует, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от рода деятельности предприятия, его права могут отличаться. В общем руководитель административно-хозяйственной службы наделяется правами:
- вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
- требовать соблюдения своих прав, обозначенных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для своего функционирования;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения своих профессиональных функций.
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства, схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;
— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;
— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
— [вписать нужное].
1.6. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;
— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;
1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
Требования к специалисту
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Профессия офис-менеджера
Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями. Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.
Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.
Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников. Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте. Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».
Должность офис-менеджера, как правило, не предполагает карьерный рост. Средняя зарплата такого специалиста в регионах России — от 20 до 25 тысяч рублей, в Москве — около 50 тысяч рублей.
Особенности должностной инструкции офис-менеджера отдела продаж
Офис-менеджеры давно стали незаменимыми в крупных и не очень компаниях, поэтому для замещения такой вакансии им требуются некоторые специальные навыки. Распространенным является случай, когда на одном предприятии трудятся сразу несколько офис-менеджеров с особыми функциями, над которыми стоит старший. Их должностные инструкции по сути своей совпадают, но отличаются дополнительным набором функций.
Так, если офис-менеджер работает в отделе продаж, в его должностной инструкции могут содержаться такие пункты, как:
- поиск новых точек сбыта;
- отслеживание изменений в структуре спроса;
- подготовка отчетных документов по совершенным продажам;
- непосредственная работа с клиентом по приему заказов и их последующей обработке;
- работа по информированию клиентов о возможных изменениях в ассортименте товара и перерасчете цен;
- организация необходимых совещаний;
- подписание контрактов о поставках товара.
Дальнейшие требования могут быть связаны со спецификой предлагаемых компанией товаров. Если фирма связана с куплей-продажей недвижимости, то в число обязанностей офис-менеджера могут входить подготовка информационных буклетов и оформление специфических документов.
Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:
- Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
- Отличная скорость печати для набора текстов для документов
Проведение переговоров - Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
- Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
- Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
- Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
- Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
- Знания принципов подбора и управления персоналом
Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.
На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?
Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.
Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации. В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.
Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера. Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.
Кто такой офис-менеджер
Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:
- делопроизводство;
- выполнение поручений руководителя;
- осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
- обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
- работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
- работа со звонками.
Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:
- Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
- Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
- Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
- Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.
Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.
Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию
Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции. Часто на практике – это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом. Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности. Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона.
При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами.
По характеру должности, офис-менеджер должен обеспечивать работу офиса и при необходимости руководить всем аппаратом обслуживающей службы для этих целей. Безусловно, это одна из важнейших руководящих должностей особенно в крупных компаниях, от которой зависят все офисные коммуникации и эффективная организация труда. В силу этого должностная инструкция должна носить персонализованный характер.
Несколько советов: как составлять документ
Приведем несколько советов, которые помогут составить хороший документ, описывающий функции офис-менеджера:
- Возьмите за основу стандартную форму должностной инструкции, причем подберите шаблон максимально подходящий под ваши требования. Обратите внимание, что не все шаблоны учитывают все аспекты работы.
- Соберите требования к сотрудникам у руководства.
- Выслушайте пожелания работников, которые будут находиться в подчинении.
- Ознакомьтесь с внутрифирменной методологией CRM.
- Выделите моменты во внутрикорпоративных документах, касающиеся должности офис-менеджера.
- Кратко опишите, используя формалистическую методологию, требования к квалификации, функции, права и обязанности.
- Обязательно делайте ссылки на другие внутренние документы, упоминая их название в инструкции.
- Попросите юридический отдел проанализировать проект, а после полной готовности подписать типовую форму.
- Представьте ее директору, затем проведите процедуру подтверждения.
- Придерживайтесь общих правил составления подобных документов:
- потребуется детальное, но при этом краткое и четкое описание трудовых функций офис-менеджера;
- обязательно определение квалификации и набора знаний;
- в отдельных случаях работодатели вписывают требования к повышению квалификации;
- необходимо определить модель взаимодействия офис-менеджера со всеми другими сотрудниками.
Должностные обязанности офис-менеджера
Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:
1. Проводить организаторскую деятельность:
- закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
- оформление платежных документов;
- проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
- документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
- проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
- встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
- обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
- контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.
2. Выполнять руководящие функции:
- управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
- разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
- контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
- руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.
3. Руководить трудовой дисциплиной:
- составление распорядка работы;
- ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
- назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;
оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе; - разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.
4. Ответственно выполнять поручения руководства:
- печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.
| Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести: |
Какими правами обладает офис-менеджер
Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.
Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи). Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании.
Должностные обязанности офис-менеджера
Больше всего внимания при составлении должностной инструкции кадровые работники уделяют разделу, посвященному должностным обязанностям. Ведь для работодателя важно детально расписать, что обязан делать сотрудник в рамках выполнения своих трудовых функций.
К примеру, офис-менеджеру часто вменяют документооборот (как внутренний, так и внешний), прием клиентов, партнеров и других посетителей — не для решения конкретных вопросов, а для дальнейшей их связи с уполномоченными сотрудниками. В небольших компаниях офис-менеджер может быть ответственен за прием телефонных звонков, хотя при большом потоке звонков могут нанять для этого и отдельного сотрудника.
Если офис-менеджер обязан следить за обеспечением сотрудников канцелярией, то это тоже должно указываться в должностной инструкции, чтобы потом не было споров по поводу того, должен ли он этим заниматься. Также отдельно можно прописать обязанность оформления командировочных документов, если эта обязанность не относится к компетенции бухгалтера.
Офис-менеджер может включать в себя и другие обязанности. Главное, так прописать их в должностной инструкции, чтобы не было дублирования обязанностей других сотрудников.