Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы по учету заработной платы в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сразу скажем, что бланк нужен для систематизации сведений о начисляемых в пользу сотрудника доходах. Поэтому для каждого работника заводится отдельный лицевой счет. Его заполнение должно происходить на ежемесячной основе с учетом всех производимых начислений в пользу конкретного лица. Лицевой счет – форма Т – 54, ведется на протяжении всего календарного года.
Основанием для внесения записей в бланк являются:
- первичные документы, отражающие выработку за текущий период, объем выполненных работ и отработанного времени;
- документы на оплату.
Лицевые счета содержат полный набор информации о состоянии расчетов с сотрудником. Бланк Т-54 (лицевой счет) содержит данные обо всех видах начислений в пользу отдельного работника, произведенных из них удержаний налогового и неналогового характера, осуществленных фактических выплатах. Шаблон документа утвержден постановлением Госкомстат от 05.01.2004 г. № 1.
Действующее законодательство предусматривает две разновидности данного бланка:
| Название бланка | Решаемые задачи |
| Форма Т-54 | Для ручной или полуавтоматической системы ввода информации. |
| Форма Т-54а | Для автоматического заполнения программами автоматизированной обработки данных. В шаблоне Т-54а условно-постоянные сведения заполняются сразу в автоматическом режиме. К этому набору информации относятся название предприятия, данные, идентифицирующие сотрудника. Выплаты и все виды удержаний из доходов представлены в форме кодовыми обозначениями. |
Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.
Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.
Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.
Что такое лицевой счет сотрудника
Оформление на работу нового сотрудника является основанием для заполнения лицевых счетов работодателем.
Личный счет заводится при заключении трудового договора, впоследствии в нем делаются отметки о переводе на другую работу, о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении), которые оформлены на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.
В лицевых счетах отражается следующая информация:
- личные данные сотрудника — Ф.И.О., ИНН, СНИЛС, табельный номер, семейное положение;
- информация о приеме на работу, переводах, увольнении;
- сведения о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года, о начислениях и удержаниях;
- информация об отпуске — вид отпуска, период предоставления, продолжительность отдыха в календарных днях, даты начала и окончания, основания предоставления отпуска (реквизиты приказа — дата и номер);
- количество отработанных часов.
Документ содержит информацию относительно оплаты труда:
- о начислениях работнику. Сюда входят сведения из расчетного листка, содержащего данные о составных частях зарплаты, о доплатах, матпомощи, премиях и компенсациях;
- об удержаниях. Отражается информация о размерах и основаниях произведенных удержаний из зарплаты сотрудника — налоги, удержания, в том числе удержанные алименты и прочие удержания по исполнительным листам;
- о произведенных выплатах — окончательных расчетах за месяц, авансах по зарплате, доплатах, пересчетах и т. д.
Что делать, если обнаружены ошибки или отчисления не поступают
Любые сомнения и недочеты в полученной выписке нельзя оставлять без внимания. По всем вопросам обращайтесь в Пенсионный фонд. С собой возьмите паспорт и СНИЛС.
Учтите при работе с электронными сервисами:
- данные о зарплате и стаже обновляются ежеквартально, но только после сдачи работодателями квартальной отчетности по форме РСВ. Срок сдачи расчета по страховым взносам — 30 число месяца, следующего за отчетным. Раньше этого срока сведения в выписку из ПФР не подгружаются;
- данные по баллам пересчитываются ежеквартально и по итогам года, после предоставления работодателями годовой формы отчетности СЗВ-СТАЖ;
- если на сайте ведутся технические работы, то обратитесь за информацией позже либо лично посетите МФЦ и ПФР;
- при изменении персональных данных необходимо проверить актуальность ваших реквизитов в системе.
Другие проблемы решайте лично в МФЦ или ПФР.
Особенности документа
Лицевой счет – это документ или регистр, используемый в бухгалтерской и кадровой работе. В России утверждена форма бланка сотрудника Т-54.
Личной документацией принято считать бумажный и электронный носитель информации о сотруднике. Сотрудник, устроившись на рабочее место, обязательно в бухгалтерии открывает лицевой счет, основанием для этого является приказ или копия приказа о вступлении в должность.
На каждого работника обязательно заполняется регистр, независимо от того, постоянная должность или временная. Форма Т-54 является накопительной ведомостью и содержит в себе информацию о начислениях заработной платы с начала года и до окончания. Работу по внесению данных в лицевые счета выполняет бухгалтер по заработной плате.
Оформление выписки из лицевого счета позволяет клиентам банка и другой компании узнать информацию по интересующему вкладу или банковской карте.
Это необходимо для:
- Получения кредита. В справке печатаются операции зачисления и/или списания средств, в том числе начисления заработной платы клиента. Это позволяет банку или другому кредитору рассчитать платежеспособность клиента для вынесения решения по займу.
- Судебного решения. Если речь идет о судебном процессе, то выписка с лицевого счета часто является доказательством экономической активности клиента. Она используется в семейных делах, например, при назначении выплаты алиментов.
- Розыска платежей. Для подтверждения операции перечисления средств клиент банка может предъявить документ, в котором указываются дата и сумма расхода средств по заданным реквизитам.
- Подтверждения поступления. Если владельцу счета необходимо убедиться в перечислении денег или доказать это третьим лицам, он имеет право предъявить выписку из банка.
- Подтверждения проживания по конкретному адресу. Речь идет о выписке из лицевого счета дома или квартиры с указанием списка жильцов.
В зависимости от варианта оформления выделяют:
- Электронные документы. Это справки в режиме онлайн-банкинга.
- Классические бумажные справки.
Что нужно при запросе?
Для получения выписки о прописанных гражданах в квартире и иных сведениях, Многофункциональному центру, местной администрации или иному органу необходимо помимо заявления предоставить некоторые дополнительные бумаги.
Документы, чтобы взять выписку:
- Оригинал личного паспорта. Копия, даже заверенная, не подойдёт;
- Документы, удостоверяющие право собственности на квартиру, в отношении которой нужен документ с данными лицевого счёта (правоустанавливающее свидетельство, договор покупки, наследования, приватизации, долевого участия в строительстве, прочее).
Особенности заполнения лицевых счетов работников
Как и любой другой документ, лицевой счет сотрудника должен заполняться по определенным правилам. Их необходимо придерживаться для корректного внесения информации.
Верхняя часть Т-54 должна содержать все необходимые данные: код ОКПО, подразделение, в котором числится работник, а также полное наименование самой организации и ее организационно-правовой статус. Далее нужно обязательно пронумеровать форму и указать период, за который рассчитываются выплаты (если сотрудник новый, то дата должна совпадать с днем приема на работу; если человек уже давно в штате, то корректной датой будет первый месяц текущего года). Категория персонала (служащий, работник и пр.) и личные данные работника, такие как СНИЛС, ИНН, табельный номер, наличие детей, семейное положение и дата рождения, тоже должны быть прописаны в счете.
Нижняя часть состоит из двух таблиц. В первой отражаются данные для расчета зарплаты (что послужило основанием для начисления сотруднику тех или иных сумм), такие как:
- приказ о приеме на работу, где прописан размер оплаты и условия труда;
- приказы об отпусках;
- суммы доходов, которые подпадают под льготирование;
- документы о произведенных удержаниях и пр.
Вторая таблица содержит уже непосредственно сам помесячный расчет всех начисленных сумм, удержаний и конечную сумму зарплаты, которая будет получена сотрудником.
Таким образом, форма Т-54 является своего рода зарплатным табелем с подробной информацией о начислениях. Счет должен заполняться каждый месяц, а в конце года подбивается итоговая сумма всех выплат.
Лицевой счет работника предназначен для отражения информации об отработанном времени в каждом месяце календарного года, а также обо всех начислениях и удержаниях работника. Лицевой счет заводится на каждого отдельного сотрудника.
Для заполнения может быть использована типовая форма Т-54, на основании которых определяется сумма заработной платы к выплате. Из формы Т-54 данные переносятся в платежную ведомость Т-53 или расчетно-платежную ведомость Т-49.
Данные в лицевой счет вносятся за каждый месяц календарного года. Заполняется документ бухгалтером на основании предоставленных ему документов об отработанном времени — табель учета рабочего времени Т-12 или Т-13, больничные листы, наряды на сверхурочную работу, путевые листы и прочие документы.
Если для расчета заработной платы сотрудника бухгалтер использует расчетную ведомость Т-51, то лицевой счет допускается не использовать.
Лицевой счет форма Т-54 бланк — скачать бесплатно excel.
В качестве примера мы заполнили лицевой счет, заполнения Т-54 можно по ссылке внизу статьи.
Как заполнить форму Т-54
Лицевой счет не всегда открывается, не на каждого работника.
Типовая форма лицевого счета — Т-54. Для заполнения этой формы потребуются такие документы, как приказы по личному составу (о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении, переводе), а также данные табеля учета рабочего времени. Последний документ отражается количество отработанных дней или часов работника в отчетном месяце, эти данные пригодятся для расчета заработной платы.
табеля учета рабочего времени:
- Т-13 для коммерческих организациях — образец;
- 0504421 для государственных учреждений — образец.
Альтернативой лицевому счету может стать расчетная ведомость Т-51 или расчетно-платежная ведомость Т-49. Отличием является то, что форма Т-54 заполняется на конкретного сотрудника и отражает, помимо начислений и удержаний, также и иные ведения о его трудовой деятельности. В расчетных ведомостях расчет зарплаты проводятся для группы сотрудников — подразделения или всей организации в целом.
Как правило, лицевые счета открываются на представителей руководящего состава организации. Т-54 и пример можно по ссылкам ниже.
Порядок ведения лицевого счета
К распечатанному бланку Т-54а (с заполненными данными о сотруднике) ежемесячно подклеивается расчетный листок, содержащий:
- данные о том, как была сформирована зарплата;
- информацию обо всех произведенных удержаниях;
- итоговую сумму выплаченных средств.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На оборотной стороне лицевого счета (либо на каждой подклеиваемой к нему распечатке) приводятся все шифры и коды, используемые при учете зарплаты.
В лицевой счет заносится вся информация, связанная с трудом работника, если она может повлиять на размер зарплаты. Так, в документе отражаются:
- дата и номер приказа о трудоустройстве;
- информация об отгулянных отпусках;
- сведения о начисленных доходах;
- информация о налоговых вычетах или иных использованных льготах;
- данные по удержаниям из зарплаты.
Срок хранения лицевых счетов составляет 75 лет. Для обеспечения столь длительного хранения документы должны быть сданы в архив. Обычно лицевые листки заводятся на календарный год, но возможно и более длительное использование 1 бланка документа.
О сроках хранения иной бухгалтерской документации читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».
Форма по ОКУД №0504417 создана для ведения карточки-справки, которая используется для регистрации справочных сведений на каждого сотрудника. Заполнение основывается на расчетно-платежной ведомости (соответствующая форма 0504401), и простой расчетной ведомости (0504402). Законодательно не предусмотрено наличие приложений к карточке-справке.
Использование формы 0504417 в обязательном порядке указывается в учетной политике организации. Заполняется форма ежемесячно, в ней отражают начисления и удержания из зарплаты сотруднику, указываемому в заголовке форме. Учету при этом подлежат разные источники финансового обеспечения (субсидии, а также бюджетные и внебюджетные средства).
Первая таблица, предусмотренная в форме, содержит в отдельных графах такие сведения о сотруднике:
- общие: дата рождения, квалификация, образование и, при наличии, ученая степень;
- стаж работы;
- ставка/оклад;
- количество детей, и лиц, находящихся на иждивении указанного работника;
- группа инвалидности (при наличии);
- дата выхода на пенсию (для работающих пенсионеров).
Раздел отметок о приеме на работу и переводах служит для внесения таких данных:
- основание для доплаты (дата и номер приказа);
- структурное подразделение (наименование);
- должность сотрудника;
- размер зарплаты;
- виды, а также суммы начислений на зарплату.
Копия финансово-лицевого счета и долги за ЖКУ
Поэтому, при покупке квартиры мы должны выяснить, как обстоят дела с текущими платежами за коммунальные услуги и нет ли там накопленных задолженностей. Эти платежи учитываются эксплуатирующей организацией на специальном финансовом лицевом счете конкретной квартиры.
Каждая городская квартира не может существовать без подведенных к ней энергоресурсов – электричества, газа, воды, отопления, и т.п. Все эти ресурсы должны быть своевременно оплачены владельцем квартиры, иначе их могут отключить. А возобновят подачу только после уплаты долгов и солидного штрафа. Причем, счет по долгам могут предъявить и новому собственнику квартиры, т.е. нам — Покупателю.
Особенности документа
Лицевой счет – это документ или регистр, используемый в бухгалтерской и кадровой работе. В России утверждена форма бланка сотрудника Т-54.
Личной документацией принято считать бумажный и электронный носитель информации о сотруднике. Сотрудник, устроившись на рабочее место, обязательно в бухгалтерии открывает лицевой счет, основанием для этого является приказ или копия приказа о вступлении в должность.
На каждого работника обязательно заполняется регистр, независимо от того, постоянная должность или временная. Форма Т-54 является накопительной ведомостью и содержит в себе информацию о начислениях заработной платы с начала года и до окончания. Работу по внесению данных в лицевые счета выполняет бухгалтер по заработной плате.
Лицевые счета работников: всё о форме Т-54
Лицевые счета работников по заработной плате предоставляют всю полноту сведений относительно начислений, выплат и удержаний, производимых предприятием по каждому сотруднику за период его работы. Согласно п. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ведение таких счетов необязательно. Как правило, они применяются на больших предприятиях и относятся к категории первичных документов. Маленькие фирмы или же ИП могут и вовсе ограничиться расчетно-платежной ведомостью (Т-49 и Т-51) и личной карточкой работника (Т-2).
Лицевой счет относится к внутренней документации работодателя и открывается сразу же после трудоустройства сотрудника. Форма Т-54 должна вестись на протяжении всего периода работы в организации.
Заполнением лицевых счетов должен заниматься ответственный бухгалтер. Основанием для заполнения может послужить следующая документация:
- путевой или маршрутный лист;
- больничный лист;
- наряд на сдельную работу;
- табель учета использования рабочего времени;
- рапорты о выработке;
- прочие документы.