Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если кондиционер соседей мешает жить?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Смоделируем ситуацию, чтобы понять, как правильно ответить на жалобу. Допустим, молодая семья собрала все документы в Службу социальной защиты населения для получения детского пособия. После этого никаких «известий» от госоргана не поступило. Тогда молодая мама решила сама узнать о причинах «молчания».
Как правильно написать ответ на жалобу (образец)
Что касается реагирования администрации, то, по закону, срок рассмотрения жалобы составляет два дня. В течение пяти дней должны быть предприняты меры по устранению недостатков (профилактическая беседа с сотрудниками, замена товаров и т. д.). Если заявитель оставил свой адрес или телефон, то в течение пяти дней его также должны известить — либо письменно, либо по телефону.
В случае дефицита времени, необходимого для устранения недостатков либо для объективного «внутреннего» разбирательства, администрация предприятия имеет право продлить этот период до 15 дней, сообщив при этом заявителю. Но сроки ответа на жалобу очень часто не соблюдаются.
Составление ответов на жалобы от разгневанного потребителя сложно назвать приятным делом, поскольку в основе большинства из них лежит эмоциональная составляющая.
Сроки ответа на жалобы
Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, — не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.
Стоит отметить, что в сравнении с ранее действующим Законом об обращениях граждан и юридических лиц, в настоящей версии отправлять письменное уведомление гражданину о том, что срок рассмотрения обращения продлен с 15 до 30 дней, не нужно. Данное уведомление необходимо отправлять лишь в случае превышения срока в 30 дней, если для решения вопросов из обращения вам необходимо дополнительное время (но не более месяца) на выполнение работ или оказание услуг.
В общем случае, как было сказано выше, ответ на жалобное письмо должен поступить в течение 1 месяца со дня получения бумаги. Однако при ряде серьёзных обстоятельств данный период времени может быть сдвинут как в сторону уменьшения, так и увеличения, в частности:
- Если по данной претензии требуется проведение каких-либо исследований или экспертиз, без которых обоснованный ответ дать невозможно. Однако в таком случае получатель жалобы обязан уведомить оппонента о проводимых мероприятиях до истечения 30-дневного срока.
- В случае, если ответственный за реакцию на обжалование находится на лечении и не может это сделать физически.
- Когда ответчик находится в служебной поездке в ином субъекте федерации или за границей, на что имеются соответствующие доказательства.
Официальная письменная жалоба клиента
Должностному лицу, которому направлена претензия для рассмотрения, необходимо обязательно ответить письменно в установленные законом сроки ответа на жалобу.
Грамотно составленный с юридической точки зрения ответ поможет в будущем при необходимости защитить интересы адресата претензии.
Итак, первыми действиями получателя жалобы должны стать:
- Принятие и регистрация: указание даты получения, ФИО, должности лица ее получившего. Далее следует отдать жалующемуся клиенту копию самой претензии, на которой предварительно сделать отметку о приеме. Здесь нужно обратить внимание на то, что заявитель может решить отправить жалобу, используя заказное письмо с уведомлением о получении.
- В ходе составления ответа на претензию необходимо подготовить письменные доказательства, которые при необходимости помогут в отстаивании позиции получателя жалобы. К тому же, необходимо постараться восстановить хронологический порядок событий, которые упомянуты в жалобе. Не нужно забывать, что данный ответ может быть использован при решении проблемы через суд в виде доказательства позиции получателя претензии. Необходимо постараться «разойтись» с недовольным клиентом мирным путем, возможно, предложить какую-либо компенсацию. Если же вопрос решить без суда не получится, то данная позиция ответчика окажет положительное влияние на решение суда.
- Ответ на жалобу должен содержать всю необходимую информацию для этого документа: наименование компании/магазина, данные о регистрации, адреса отправителя претензии, а также ее получателя.
- В ответе нужно указать суть жалобы. Если полученная претензия была частично или полностью удовлетворена, необходимо указать точную сумму компенсации, способ и срок возмещения.
- В случае когда получатель жалобы отказал в ее удовлетворении, необходимо указать причины отказа со ссылками на конкретные правовые документы и статьи закона. Также необходимо указать все документы, прилагаемые к ответу на письменную претензию.
Успешность дальнейшего сотрудничества компании или магазина с тем или иным жалующимся клиентом напрямую зависит от того, каковой оказалась реакция на его жалобу.
Для соответственного настроя на написание правильных ответов, которые помогут не только сохранить клиентов, но и привлечь новых, можно ознакомиться с довольно интересной статистикой, представленной в таблице.
Давать ответ на жалобу клиента, который написал ее не в книге отзывов, а прислал письменным заявлением по юридическому адресу, необходимо с учетом следующих особенностей:
- Как правило, официальное обращение подается с целью «досудебного урегулирования». Оно говорит о «серьезном» настрое заявителя.
- Сроки ответа на жалобу отличаются от «книжной» претензии. Составляют 10 дней с момента получения.
Сроки подготовки ответа на претензию
Как уже говорилось ранее, период на предоставление ответа варьируется от 10 до 30 календарных суток. Срок начинает исчисляться с момента получения обращения. В этот период потребуется подготовить лишь сам ответ на обращение. Срок, который займет пересыл, в отведенный период не входит.
Если присутствуют серьезные обстоятельства, срок обращения может быть повышен:
- лицо находилось в командировке в другом городе или за границей и не могло своевременно дать ответ;
- присутствуют потребности в проведении исследований, экспертиз, без которых дать корректный ответ невозможно;
- лицо проходит лечение и физически не может ответить на обращение.
Обычно период продлевают на 30 дней. Все обстоятельства, повлекшие за собой принятие подобного решения, необходимо подтвердить документально. Если в установленный срок ответа не последовало, заявитель имеет право подать обращение в суд.
Как отправить ответ на претензию
По закону выполнить действия необходимо в той же форме, в которой была получена сама жалобу, если иное не было отражено в ее тексте. Так, если была представлена письменная претензия, ответ оформляется в аналогичной форме, даже если присутствует номер телефона для оперативной связи. Документы, полученные через интернет, рассматриваются, после чего оформляется ответ в электронной форме. Если получено устное заявление от пациента или покупателя, на него также нужно ответить устно. Коллективная претензия не требует дачи ответа каждому отдельному заявителю, а только лицу, чьи контактные данные указаны в верхней стороне листа. Альтернативой выступает личная подача. Аналогичные правила действуют во всех других ситуациях. Когда ответ передается непосредственно в руки, подпись ставится в особом журнале организации.
Как рассматривают жалобу и сроки
Основные вопросы рассмотрения жалобы определяется положение о соответствующем виде контроля. В частности, определяет иерархию в этом вопросе.
|
ВИД ЖАЛОБЫ/СИТУАЦИЯ |
КТО РАССМАТРИВАЕТ ЖАЛОБУ |
| На решение территориального контрольного (надзорного) органа, действия (бездействие) его должностных лиц | Руководитель (его зам) этого территориального органа либо вышестоящий орган |
| На действия (бездействие) руководителя (его зама) территориального контрольного (надзорного) органа | Вышестоящий орган |
| Отсутствие территориального контрольного (надзорного) органа
Обжалование решений центрального аппарата контрольного (надзорного) органа, действий (бездействия) его должностных лиц |
Руководитель контрольного (надзорного) органа |
Положением о виде контроля может быть предусмотрено создание в контрольном (надзорном) органе из числа его должностных лиц коллегиального органа для рассмотрения жалоб.
Ответственность администрации
Игнорирование заявлений граждан подпадает под действие статьи 5.59 Кодекса об административных правонарушения. А последняя предусматривает штрафные санкции величиной от пяти до десяти тысяч рублей. Наказание налагается судом. Значит, дело должно дойти до этого органа, что требует определенной инициативы от потребителя.
Но не стоит рассчитывать, что жалобщик не станет действовать дальше. Не увидев ответа, человек может написать заявление в Роспотребнадзор. Специалисты устроят проверку, в том числе, изучат книгу жалоб. По итогам разбирательства они направят материалы в суд. А доказать отсутствие нарушений тогда будет невозможно, придется оплатить штраф.
Формулирование официальных ответов на жалобы покупателей — это не самое сложное дело. Необходимо с уважением относиться к мнению людей, а также соблюдать нормы законодательства.
Существующие правила, которые нужно соблюдать при рассмотрении жалобы и подготовки ответа
Нормы, которые нужно соблюдать в процессе составления ответа на жалобу, напрямую зависят от оснований её подачи. Если заявитель отразил все доводы правильно и по закону он прав, представители уполномоченного органа обязаны принять жалобу и применить соответствующие меры для устранения нарушения. Однако возможны ситуации, когда жалоба была подана без оснований. В этом случае игнорировать обращение также нельзя. Необходимо подготовить квалифицированный и грамотный ответ на заявление гражданина. Если необходимость в проведении дополнительных проверок или исследований отсутствует, потребуется правомерный отказ.
Если в жалобе приводятся объективные аргументы и представитель уполномоченного органа согласен с ними, необходимо принести извинения за неудобства или нарушение прав.
В ответе, оформляемом после рассмотрения жалобы, рекомендуется отразить, что подобный случай считается единичным и больше не повторится. Прочитав документ, гражданин должен сделать вывод о том, что заявитель находится на его стороне, поддерживает представленные в жалобе доводы и согласен с указанной позицией. Подобные меры позволят не допустить последующего обращения в надзорные или правоохранительные органы. Составляя основной текст, рекомендуется внимательно изучить суть жалобы. Оформляя ответ, важно точно отразить все обстоятельства, привести ссылки на нормы действующего законодательства и указать меры, которые будут предприняты, если жалобу нужно удовлетворить.
Ответ на обращение по ремонту крыши
Просим Вас перенести сроки проведения капитального ремонта по вопросу ремонта кровли, на более ранний срок, так как замена кровли не производилась с момента постройки дома (с 1951г.)
В шиферном настиле кровли имеются сквозные отверстия, через которые на перекрытия поступают, в летнее время дождь, в зимнее снег, соответственно, что приводит к затоплению квартир верхних этажей, и приводит к гниению перекрытий (которые деревянные), что в дальнейшем может привести к обрушению перекрытий.
Согласно «Программе капитального ремонта общего имущества МКД, а именно ремонт кровли был запланирован на 2017год.
В настоящий момент, согласно сведениям из Фонда капитального ремонта, срок проведения капитального ремонта кровли был перенесен на 2023- 2025год, по неизвестным нам причинам.
Фонд капитального ремонта Тульской области в ответ на Ваше обращение сообщает следующее.
Многоквартирный жилой дом, включен в региональную программу капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах, утвержденную постановлением Правительства Тульской области от 30.12.2013г. № 840. В соответствии с этой программой в указанном доме в период с 2023-2025 гг. будет проводиться капитальный ремонт крыши, внутридомовой системы электроснабжения;
в период с 2032-2034 гг. будет проводиться капитальный ремонт фасада, внутридомовой системы водоснабжения, водоотведения;
в период с 2041-2043 гг. будет проводиться капитальный ремонт внутридомовой системы теплоснабжения, газоснабжения.
Региональную программу капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах формирует и утверждает Правительство Тульской области. Таким образом, изменение сроков проведения капитального ремонта, а также видов работ, возможно лишь после внесения соответствующих изменений в программу капитального ремонта.
Изменения в программу вносятся министерством строительства и ЖКХ Тульской области на основании сведений, предоставляемых местными органами власти.
Кроме того, при изменении способа формирования фонда капитального ремонта на специальный счет, собственники помещений многоквартирного дома будут вправе осуществлять капитальный ремонт общего имущества многоквартирного дома по мере накопления денежных средств.
Также сообщаем, что в соответствии с пунктом 4 Региональной программы капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах Тульской области, утвержденной Постановлением Правительства Тульской области от 30.12.2013г. №840 право на перенесение срока проведения услуг и (или) работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме на более ранний срок, чем срок, установленный в Программе капитального ремонта, имеют собственники помещений в многоквартирном доме, объем взносов на капитальный ремонт которых на момент принятия решения о капитальном ремонте позволит обеспечить проведение данных услуг и (или) работ.
После окончания проведения в 2016 году капитального ремонта фасада многоквартирного дома, выявляются следующие нарушения.
1. Часть отмостки около подъезда № 1 уже разрушается и осыпается.
2. Над подъездом № 1 водосток сделан не был.
3. Над подъездом № 2 по причине неправильного угла наклона водостока с козырька во время дождя и в период оттепели вода течет на прилегающую стену, разрушая новую штукатурку.
Прошу организовать выезд специалиста Фонда капитального ремонта Тульской области в вышеуказанный дом для подтверждения перечисленных недоработок и принять решение по их устранению.
На Ваше обращение по вопросу гарантийных обязательств после капитального ремонта фасада Фонд капитального ремонта сообщает.
С выходом на место факты, изложенные в Вашем обращении, подтвердились. Подрядной организации направленно предписание об устранении дефектов выявленных в результате обследования.
Предписание подрядной организации
В адрес Фонда капитального ремонта Тульской области поступило обращение старшей по дому, по вопросу капитального ремонта фасада выполненного в 2016году. При визуальном осмотре фасада представителем фонда капитального ремонта факты, изложенные в обращении заявителя, подтвердились.
На основании изложенного ФКР ТО предписывает Вам в соответствии с гарантийными обязательствами восстановит часть разрушенной отмостки около подъезда №1. Выполнить устройство желоба водоотведения с козырьков первого и второго подъездов в соответствии с рекомендациями ФКР ТО.
Выполнить устройство примыканий козырьков из оцинкованной стали в соответствии с СП – 17-13 330.
Прошу предоставить данные о денежных средствах, находящихся на специальном счете. Данные необходимы для обсуждения на общем собрании собственников жилья повышения взноса на капремонт. Люди не готовы без разъяснения куда идут средства увеличить оплату. В каком банке находятся наши средства и каков процент дохода.
Рассмотрев Ваше заявление, Фонд капитального ремонта Тульской области сообщает, на специальном счете, открытом в отношении Вашего МКД, находятся денежные средства в размере хххххх,хх рублей.
Дополнительно разъясняем, что специальный счет открыт в кредитной организации «ххххххххх», процентная ставка – х,х% годовых.
Прошу предоставить информацию о количестве средств на спецсчете нашего дома.
Рассмотрев Ваше заявление, Фонд капитального ремонта Тульской области сообщает, что на специальном счете, открытом в отношении Вашего МКД, находятся денежные средства в размере хххххх,хх рублей.
Направляю Вам документы для оплаты работ по ремонту фасада (замена окон в подъездах) по договору.
Рассмотрев документы, предоставленные собственниками помещений многоквартирного дома, прошу поручить бухгалтерии Фонда капитального ремонта Тульской области произвести окончательный расчет по договору со специального счета, открытого в банке «ххх» для формирования фонда капитального ремонта собственников помещений вышеуказанного многоквартирного дома.
Составляем жалобу: как написать и куда ее направлять?
Главная » Вопрос-ответ » Составляем жалобу: как написать и куда ее направлять?
—
Жалоба – это разновидность обращения, она может быть индивидуальной или коллективной, изложенной в письменной, электронной или устной форме. Первые два способа позволяют подробно описать проблему.
Согласно ст. 1 Закона РБ «Об обращениях граждан» право на обращение с жалобой в суд имеет каждый, если считает, что его права или законные интересы были ущемлены действиями (бездействием) организаций, государственных органов и граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей.
Административные дела / Консультация адвоката ☎ +375 (29) 653–94–22
Для рассмотрения жалоб в РБ, которые не указаны в законодательстве, установлен внесудебный порядок обжалования (путем договоренности или регулированием местными распорядительными органами).
Каким образом и куда подаётся ответ на жалобу
Ответ на запрос прокуратуры о предоставлении информации — образец
Как правило, ответ на жалобу должен подаваться именно по тому адресу и конкретному лицу, который её инициировал, так как данный документ представляет собой вновь завязавшийся диалог между двумя лицами, участниками рынка или иных гражданских взаимоотношений. Так, реакция может быть донесена до ходатайствующего лица одним из следующих способов:
- Посредством почтовых услуг по адресу, указанному в оригинальной жалобе.
- Если письмо было прислано ответчику через его официальный сайт в разделе «жалобы и предложения», в нём должен быть указан обратный адрес электронной почты, куда и направляется ответ.
- В отдельных случаях допускается реагирование посредством указанных телефонных контактов, оператором кол-центра или ответственным лицом в устной форме.
- Иногда представитель организации может уведомить заявителя приглашением в офис компании или в иное место для принесения ему личных извинений и вручения каких-либо подарков или компенсаций от имени компании.
- В законе прописано, что заявитель имеет право требовать отправки ответа на жалобу по конкретным реквизитам, и поставщик услуг обязан следовать этим требованиям вне зависимости от того, откуда он получил данное письмо.
Обжалование в потребительской сфере
Если ваш бизнес – это оказание услуг или торговля, то нужно научиться различать несколько категорий граждан-потребителей, чтобы грамотно отвечать на их жалобы. А иногда и ставить на место нерадивых клиентов.
Итак, существует несколько основных типов:
- агрессоры – те, кто готов вспылить по любой мелочи, обычно провоцируют сотрудников на скандал, не любят выражать свои жалобы в письменном виде, зато готовы пылить в вашей компании до покраснения;
- правдолюбы – категория людей, которые чтут порядок во всем, обязательно предъявят свои жалобы и претензии (при их наличии) письменно, нередко такие споры доходят до суда;
- самовлюбленные – самая безобидная группа граждан, которым попросту иногда не хватает внимания, поэтому они возмещают данный недостаток путем обращения на себя любимого внимания других людей, в частности, администрации магазина, руководителей фирм и пр.
С каждой из указанных категорий потребителей нужно вести себя по-разному. Следовательно, ответы на возможные жалобы также необходимо строить в зависимости от данной классификации.
Как ответить на претензию заявителя верно? Ответ должен быть направлен той же формой, что и сама жалоба, если другое не содержалось в ее тексте. К примеру, отреагировать на письменную жалобу можно только в письменной форме, даже если для связи заявитель оставил свой номер телефона и почтовый адрес.
Как составить ответ на обращение, если оно пришло через Интернет? В такой ситуации все зависит от того, какой метод связи был зафиксирован в самой претензии. Электронный ответ переправляется в любом случае, но автор может потребовать и документальный ответ, написав собственный адрес.
Учтите! Если обращение высказывалось в устной форме, то ответ на него также можно передать в устной форме. В то же время законодательство свидетельствует, что если лицо требует отреагировать в письменной форме, то отказывать ему не следует.
Коллективные претензии не будут причиной ответа каждому заявителю отдельно. Документальный ответ высылается только представителю, чьи контактные сведения указаны в верхней части титульного листа.
Срок ответа на жалобу
Сроки ответов на жалобы могут быть самые разные, все зависит от существа жалобы.
Если жалоба подана как обращение в госорганы, то ответ на жалобу должен быть направлен не позднее 30 дней.
По качеству оказываемых коммунальных услуг управляющая компания должна дать ответ на жалобу в течение 3-х рабочих дней.
Если жалоба поступила от гражданина, то законом о защите прав потребителей срок для ответа не установлен, но установлен срок для совершения действий адресатом жалобы, и он составляет 10 дней, соответственно, ответ на жалобу лучше дать в течение 10 дней.
Между юридическими лицами сроки ответов на претензии могут применяться общие в 30 дней либо устанавливаться договором. Договором может быть установлен срок и 10, и 15, и 20 дней. Поэтому стоит посмотреть срок в договоре и постараться уложиться в этот срок. Если же не получилось и ответ подготовлен позже, его все равно стоит направить.
Как отправить ответ на обращение после составления?
Ответ на обращение может быть направлен разными способами. Способ направления жалобы зависит от нескольких моментов, а именно, указал ли адресат свой почтовый адрес, если указал, тогда направляйте ответ по почте.
Часто жалобы подают в электронной форме через сайты контрольных органов или через электронные почты, в этом случае, если почтовый адрес не известен, тогда отправляйте ответ по электронке.
Во взаимоотношениях между юрлицами, способ ведения переписки может быть прописан в договоре, т.е. в договоре может быть предусмотрено, что переписка ведется через электронку, тогда ответ будет направляться через электронку.
Можно вручить ответ на обращение лично адресату, если он пришел лично.
Есть вариант направить ответ через курьера, но этот способ редко используется.
Таким образом, самым надежным вариантом будет направление ответа по почте только заказным письмом, а иногда проще направить ответ по электронке, если об этом просит жалобщик. В любом случае можно выбрать несколько вариантов для отправки ответа, чтобы он дошел до адресата.