Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Несмотря на то, что справки 2-НДФЛ и по форме банка действительны на протяжении довольно длительного времени (от 12 до 45 дней), иногда люди, занятые сбором документов и мероприятиями по поиску объекта недвижимости, упускают эти сроки. Примет ли банк такие справки? Очень редко кредиторы идут на уступки, обычно просроченную справку не принимают, она будет просто недействительна. Особенно справку по форме банка. И незадачливому клиенту придется идти и делать справку заново.
Копия трудовой для всех организаций должна быть сделана по всем правилам (по закону). Организации требуют утверждения каждой страницы при помощи печати компании и подписи ответственного человека.
Значительным пунктом в предоставлении такой копии является ее срок действия. Условия по данному вопросу каждое предприятие выдвигает свои. В основном ксерокопия трудовой действительна лишь один месяц с даты ее утверждения компанией. Некоторые банки уменьшают данный срок до двух недель по причине выдачи в кредит большой суммы денег. Есть и такие организации, которые позволяют иметь законную силу данному документу на протяжении трех месяцев. И только в одном случае законом не ограничивается срок действия копии книжки гражданина до внесения в подлинник новой информации – если ее заверил нотариус.
После истечения дозволенного срока копия трудового документа гражданина становится недействительной. В этом случае сотрудник может взять еще одну копию или же (если позволяет инстанция) продлить время действия, обратившись к работодателю. Также действие такого документа может закончиться в том случае, если после снятия ксерокопии в книжке была зафиксирована новая информация.
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Есть ли законодательные ограничения срока
Время, в течение которого действует ксерокопия документа, законом не установлено. Запрашивающие организации самостоятельно определяют, в какой срок будет приниматься копия трудовой книжки. В большинстве случаев он составляет один месяц. Этот срок применяется при предоставлении копии трудовой книжки в следующие инстанции:
- органы социальной защиты (например, если предъявитель претендует на компенсацию по квартплате или другие льготы);
- Главное Управление по вопросам миграции МВД РФ – для замены или получения загранпаспорта (с 2013 года копия трудовой перестала быть обязательной, однако часто ее продолжают требовать или вносят в список «желательных» документов);
- Пенсионный фонд РФ – для начисления пенсии;
- работодателю, к которому гражданин устраивается по совместительству.
Требования к оформлению и срокам действия копии трудовой книжки
У каждого банка свои правила относительно предъявляемых клиентами документов.
Их можно узнать в офисе банка или на его сайте в интернете.
Там всегда содержатся требования и к копии трудовой книжки для предъявления в банк: правила ее оформления и срок действия.
Как правило, банки ограничивают срок действия копии трудовой книжки одним месяцем после даты ее заверения. Однако в некоторых случаях срок действия этого документа банки уменьшают до двух недель, а иногда даже до трех дней. Поэтому нужно внимательно следить за сроками.
Если работник уволился в этот период, то копия трудовой книжки с заверительной надписью работника кадровой службы «продолжает работать в настоящее время» становится недействительной.
Таким образом, ответ на вопрос, сколько действует копия трудовой книжки для получения кредита, нужно искать в информации конкретного банка об общих требованиях к предъявляемым документам и об интересующем клиента кредитном продукте.
Трудовая книжка на сегодняшний день является основным документом, который подтверждает стаж человека. Этот регистр фиксирует все этапы трудовой деятельности человека и оказывает ключевое влияние на формирование пенсии. Но часто у начинающих кадровиков возникает вопрос: для чего может понадобиться копия трудового документа и можно ли выдать регистр на руки. А в связи с нововведениями, вступившими в силу с середины 2018 года, вышел на первый план вопрос по правильному гостовскому оформлению копии.
Как заверить трудовую?
Для того, чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, документ должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответствовать определенным правилам. Должна быть снята копия со всех страниц трудовой книжки, они должны быть скреплены в правильном порядке, а на каждом листе должна иметься печать выдавшей копию трудовой организации. Такие же печати должен проставить и нотариус, если копия делается через него.
При получении выписки или копии трудовой книжки необходимо проверить, чтобы она была правильно оформлена. Должны присутствовать:
- Печать предприятия;
- ФИО, подпись и должность заверителя;
- Уточнение надписью «копия верна»;
- Дата заверения.
На последней странице копии трудовой должна содержаться информация о вашей текущей должности.
Предоставление трудовой книжки в пенсионный фонд
Ответ: Пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Кроме того, в п. 7 Правил определено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан в срок не позднее трех дней со дня подачи заявления безвозмездно выдать работнику копии документов, связанных с работой, или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении лишь в последний день работы (п. 35 Правил).
Вопрос: Как часто у сотрудников отдела кадров работники запрашивают трудовые книжки? Ко мне, например, много раз обращались, но я делала копии и заверяла. Но потом мне звонили из ПФР и требовали оригинал. Я ссылалась на Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, на что мне ответили, что это вымысел. Я знаю, что требование ПФР подкрепляется каким-то внутренним актом Пенсионного фонда. Расскажите, на что еще можно сослаться, чтобы доказать свою правоту.
Образец копии трудовой книжки для пенсионного фонда
Программист Сидоров В.А после увольнения из ООО «Техно» получил трудовую книжку «на руки». В метро у специалиста вытащили из сумки документы и бумажник. Дома у Сидорова В.А. сохранились трудовые договоры и заверенные копии приказов о принятии на работу и распоряжений об увольнении. Кроме того, он получил в Пенсионном фонде выписку с данными о работодателях.
- при нахождении документа у работодателя (переезд офиса, пожар или нарушение условий хранения сотрудниками кадровой службы);
- вследствие неосторожных или умышленных действий владельца (например, если сотрудник уволился, получил документ «на руки» и потерял или по ошибке выбросил его).
Копия трудовой для всех организаций должна быть сделана по всем правилам (по закону). Организации требуют утверждения каждой страницы при помощи печати компании и подписи ответственного человека.
Значительным пунктом в предоставлении такой копии является ее срок действия. Условия по данному вопросу каждое предприятие выдвигает свои. В основном ксерокопия трудовой действительна лишь один месяц с даты ее утверждения компанией. Некоторые банки уменьшают данный срок до двух недель по причине выдачи в кредит большой суммы денег. Есть и такие организации, которые позволяют иметь законную силу данному документу на протяжении трех месяцев. И только в одном случае законом не ограничивается срок действия копии книжки гражданина до внесения в подлинник новой информации – если ее заверил нотариус.
После истечения дозволенного срока копия трудового документа гражданина становится недействительной. В этом случае сотрудник может взять еще одну копию или же (если позволяет инстанция) продлить время действия, обратившись к работодателю. Также действие такого документа может закончиться в том случае, если после снятия ксерокопии в книжке была зафиксирована новая информация.
Порядок утверждения копии
Основной причиной выдачи копий книжек является то, что работодатель несет за них ответственность. Они должны храниться в организации до тех пор, пока сотрудник в ней трудоустроен. Единственным случаем, когда оригинал книжки может выдаваться сотруднику на руки, это когда он требуется в Соцстрах. Во всех остальных ситуациях по запросу выдается только копия оригинала книжки.
Сделать самостоятельно копию документа работник не может, так как она должна быть заверена в установленном порядке:
- Копируются все листы книжки, на которых есть записи. Нужно проверить не только листы с местом работы, но и страницы с указанием награждений человека. Также важно не забыть отксерокопировать первый лист, где прописана информация о собственнике документа.
- Ставится запись о том, что копия верна. Она может быть проставлена специальным штампом или просто прописана текстом.
- Ставится печать организации, подпись и должность сотрудника, заверившего данный документ. Если компания не работает с печатью, необходимо сделать запись «Верить без печати». Заверять обязан только тот сотрудник, который имеет на это полномочия. Ими обычно наделены сотрудники бухгалтерии, отдела кадров, руководители и сами предприниматели.
- Обязательно указывается дата заверения. Именно с нее будет осуществляться отсчет срока действия выданной копии.
- Прописывается информация о том, что сотрудник до сих пор работает в компании. Это говорит о том, что он не уволен ранее или в последний день и по указанную дату состоит в штате.
- С июля этого года стало обязательным указание дополнительной записи о том, где хранится оригинал книжки. Здесь вы можете указать сейф или личное дело сотрудника, а также отдел, где непосредственно находится данный документ.
Если копия будет оформлена неправильно, ее не примут по месту назначения. Поэтому каждый сотрудник, имеющий полномочия на оформление копий обязан знать, какие требования установлены к процедуре заверения. Также и сами сотрудники при получении документа должны проверять правильность его оформления, чтобы не потребовалось повторно обращаться за его получением.
Копия должна быть выдана на основании заявления сотрудника не позднее 3 дней. Но в небольших компаниях запросить такой документ можно и устно. Строгих требований по оформлению такого заявления не предъявляется.
Зачем банку копия трудовой книжки
Чтобы получить ипотечный кредит, работник должен представить в банк комплект документов. В том числе, копию трудовой книжки. Такое требование банка обусловлено необходимостью проверить платежеспособность потенциального заемщика и наличие у него постоянного источника дохода.
Трудовая книжка – основной документ работника, содержащий сведения трудовой деятельности человека (ст. 66 ТК РФ).
Скорее всего, без этого документа ипотечный кредит на приемлемых условиях не дадут! Дело в том, что выдавая кредит человеку без стабильной работы, банк рискует столкнуться с проблемой невозврата денежных средств. В большинстве случаев, если человек не может предоставить заверенную копию трудовой книжки, банк откажет в выдаче ипотечного кредита.
Алгоритм заверения и регулирующие документы
С документа делается четкая копия, и на каждой странице нужно проставить штамп «копия верна». Далее проставляется подпись руководителя и печать организации. Все штампы должны захватывать текст.
На завершающей странице указывают, работает гражданин на данный момент в организации или нет. В случае, когда лицо не работает и оригинал документа на руках, его нужно заверять в нотариальной конторе.
Сколько действительна копия трудовой книжки, было рассмотрено ранее, обратимся к тем документам, которые регламентируют порядок обращения с трудовыми книжками.
К таким регулирующим документам относят:
- Трудовой кодекс РФ. Как кадровому документу трудовой книжке посвящена целая статья в ТК РФ – ст. 66.
- Постановление правительства № 225 от 16.04.2003. Этот документ учитывает порядок учета бланков, их хранения и заполнение.
Сроки действия копии трудовой книжки в России в 2021 году
Мне неоднократно приходилось получать копию своей книжки на работе. Я заказывала ее для различных ситуаций, когда требовалось подтвердить документально мое трудоустройство. Особенно мне запомнился случай с банком. Я хотела получить кредит, и банк запросил у меня копию книжки, а также справку о моих доходах. Но так как условия кредитования в различных банках разные, я решила обратиться в несколько банков.
Это важно знать: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку
Процесс выбора самых выгодных условий у меня занял примерно полтора месяца. И когда я обратилась в выбранный банк повторно, мне сообщили, что моя копия уже не действует и мне необходимо предоставить новую. И в этой статье я расскажу вам, сколько действует данный документ.
Отсчет срока действия
Копия документа должна быть заверена должным образом работодателем или нотариусом. Именно с момента заверения копии трудовой книжки начинается отсчет сроков ее действия.
В большинстве случаев копию трудовой книжки заверяет работодатель. Нотариальное заверение требуется редко (например, для суда).
При заверении копии трудовой книжки работодателю стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 п.5.26. Отметка о заверении должна включать в свой состав:
- Слово «Верно».
- Должность лица, которое уполномочено за заверение.
- Подпись уполномоченного лица за расшифровку подписи.
- День заверения копии.
Обычно копия оформляется на нескольких страницах. Отметка о ее верности проставляется на каждой из них.
Сколько действует копия трудовой книжки для кредита
Время, в течение которого действует ксерокопия документа, законом не установлено. Запрашивающие организации самостоятельно определяют, в какой срок будет приниматься копия трудовой книжки. В большинстве случаев он составляет один месяц. Этот срок применяется при предоставлении копии трудовой книжки в следующие инстанции:
Срок отсчитывается со дня заверения документа. Заверяет копию либо работодатель, либо нотариус.
Заверенную ксерокопию трудовой книжки иногда требуют консульства или посольства – для выдачи визы. Но они, как правило, считают ее действительной в течение 3-х месяцев.
Первый вариант предпочтительнее, так как, согласно 62-й статьи Трудового кодекса, на работе удостоверять копию трудовой книжки должны бесплатно. Нотариус же возьмет за свою услугу деньги, а учитывая, что это многостраничный документ — немалые. Но зато копия трудовой книжки, заверенная у нотариуса, будет действительна не какой-то ограниченный срок, а до тех пор, пока в документ-подлинник не будут внесены изменения.
Зачем банку копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это ксерокопии всех страниц документа, которые заверены работодателем и являются официальным документом. Срок годности заверенной трудовой книжки чаще определяют именно учреждения, которые требуют представить этот документ. То есть это может быть как 14 календарных дней, так и 1 месяц.
Если банку для одобрения заявки на кредит нужна копия трудовой книжки, а вы уже перешли на электронную, то можете запросить выписку у работодателя. У него будет до трёх рабочих дней, чтобы предоставить вам этот документ. Также можно сделать бесплатный запрос через МФЦ или сайт Пенсионного фонда России.
Просмотреть сведения электронной книжки можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости сведения электронной трудовой книжки предоставляются в виде бумажной выписки.
Какие требования у банка к доходу и занятости заемщика
Выписка – это копии необходимых отдельных страниц трудовой книжки. Этот документ выдается, если необходимо предоставить сведения, например, за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.
Существуют банки, которые выдвинули условие о минимальном размере срока действия копии рабочей книжки. Тогда временные рамки данного документа сводятся к трем дням.
Сбербанк больше не будет требовать копию трудовой книжки для оформления ипотеки, для подтверждения занятости клиенты банка могут получить онлайн-выписку из Пенсионного фонда России на сайте «ДомКлик».
Соответственно, если после заверки копии документа прошло больше четырнадцати дней, то она не будет иметь законного веса. Вследствие этого гражданину могут отказать в выдаче кредита.
Ранее для подтверждения занятости нужно было предоставлять заверенную работодателем копию трудовой книжки.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.