Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учёте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Спустя три года после начала исчисления срока исковой давности, то есть с даты первой просрочки, этот срок заканчивается. Следовательно, период, в течение которого кредитор вправе обратиться в суд за взысканием долга, прекращается.
Срок исковой давности
Срок давности — это время, в течение которого кредитор может защитить свои нарушенные права, подав иск в суд и требовать взыскания долга.
По общему правилу срок исковой давности составляет 3 года и рассчитывается с момента, когда кредитор узнал о нарушении своих прав, то есть о просрочке исполнения обязательства. Для кредита он отсчитывается с первого дня после той календарной даты, когда по кредиту в банк или МФО не поступает очередной платеж.
Так, когда заемщик не вносит очередной платеж, дата которого зафиксирована в графике платежей, наступает просрочка. С этого момента начинает исчисляться срок исковой давности, который закончится по истечении 3 лет. В течение этих 3 лет кредитор вправе подать на должника в суд и взыскать свои деньги.
Что происходит через 3 года?
Однако если календарные 3 года с даты наступления просрочки прошли, это не значит, что и срок исковой давности однозначно истек. Для этого есть следующая причина — срок давности может быть приостановлен или прерван.
Основаниями для приостановки срока исковой давности являются:
- Препятствия при подаче иска в виде непреодолимой силы;
- Нахождение должника в войсках, приведенных в военное положение;
- Наложенный мораторий;
- Приостановление действия правового акта, регулирующего данные правоотношения;
- Процедура разрешения спора во внесудебном порядке.
Во всех этих случаях исковая давность как бы «ставится на паузу». Как только основания для приостановки отпадают — течение срока продолжается.
Должник прекратил свое существование
Но истечение срока исковой давности и окончание исполнительного производства далеко не единственные основания для признания долга безнадежным. Полный перечень оснований приведен в п. 2 ст. 266 НК РФ. Там сказано, что безнадежными долгами признаются также те долги перед налогоплательщиком, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
Невозможность исполнения обязательства, то есть погашения долга, возможна в случаях, когда, например, должник прекращает свое существование. Такое происходит в нескольких случаях, когда:
- должник ликвидируется;
- должник признается банкротом;
- должника исключают из ЕГРЮЛ без процедуры ликвидации (как недействующей организации).
Невозможность взыскания долга приставами
Другое основание для списания дебиторской задолженности — невозможность взыскать долг в порядке исполнительного производства. В этом случае Служба судебных приставов выносит акт о завершении взыскания долга в связи с невозможностью его осуществления и возвращает исполнительный лист кредитору. На основании соответствующего акта и исполнительного листа фирма-кредитор вправе списать дебиторку.
Следует иметь в виду, что до истечения срока действия исполнительного листа — то есть в течение 3 лет после его выдачи судом — кредитор может неоднократно инициировать повторное взыскание задолженности, передавая лист в службу судебных приставов, правда, всякий раз не ранее чем через 6 месяцев после его возврата приставами (пп. 4, 5 ст. 46 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
Рассмотрев, на основании чего можно списать дебиторскую задолженность, ознакомимся с нюансами документального оформления такого списания.
Кредиторская задолженность «висит» на балансе компании до даты, когда произошло:
- погашение (с искусственной кредиторской задолженностью это невозможно);
- исключение кредитора из ЕГРЮЛ;
- списание просроченной кредиторской задолженности после 3 лет (срок исковой давности согласно (п. 1 ст. 196, п. 1 ст. 192 ГК РФ).
Оба факта хозяйственной жизни многие компании все время откладывают, в том числе благодаря тому, что при определенном подходе срок исковой давности можно переносить до бесконечности. Причем даже если кредитора исключили из ЕГРЮЛ, но есть возможность оформить переуступку долга (договор цессии).
Из-за порочной практики со временем баланс компании становится все более непривлекательным для пользователей бухгалтерской отчетности, включая:
- банки, в которых компания рассчитывают получить кредиты или банковские гарантии;
- потенциальных поставщиков и заказчиков.
Самый очевидный из не имеющих последствий для налога на прибыль вариант – это:
- изыскать оборотные средства;
- погасить кредиторскую задолженность.
Но зачастую этот вариант очень дорогой и непригоден на практике. Необходимо понимать, что компании, на которых оформлена искусственная задолженность (назовем их «дружественные кредиторы»), уже не могут принять оплату – срок их жизни невелик.
Можно ли выйти из подобной ситуации, в том числе в условиях нехватки оборотных средств?
Оказывается, да – вполне возможно.
Для этого необходимо:
- списать кредиторскую задолженность без увеличения своих налоговых обязательств;
- заменить сомнительный вид пассива на более надежный.
Обязанность компании — отслеживать течение срока кредиторской задолженности.
Списание долга необходимо проводить в том месяце, в котором этот срок истёк.
Далее бухгалтер должен пересчитать налог на прибыль за весь период после срока исковой давности. Списанный долг включается в доход компании и подаётся в ФНС с уточнённой декларацией.
Провести списание необходимо следующим образом:
- сравнить данные сальдо и баланса в расчётах ведомостей;
- оформить неунифицированный акт, который отражён в нормативных документах организации или использовать форму ИНВ-17;
- сделать бухгалтерскую справку с указанием данных для проводки: реквизиты договора, акт выполненных работ, накладные, срок давности и сумма долга;
- создать приказ на списание просроченного долга.
Какие бывают задолженности
У нас в мире действует рыночная экономика, где люди и предприятия вступают в денежные отношения и становятся участниками рынка. Внутренние участники – это, например, сотрудники компании. А внешние – это контрагенты (организации, ИП и физические лица), с которыми вы заключаете сделки.
Вы можете давать деньги и занимать. Исходя из этого, выделяют два вида задолженностей:
- Дебиторскую – это сумма, которую вам должны другие участники рынка.
- Кредиторскую – это сумма, которую вы должны участникам рынка.
К примеру, вы работаете с заказчиком. Заключили договор, что выполните крупный проект за определённую сумму, указали сроки. Попросили внести предоплату, но заказчик берет отсрочку. Говорит, что у него сейчас нет времени, переведет на днях.
Вы сделали всю работу, сдали. Деньги так и не поступили. Заказчик кормит вас отговорками, хотя работу принял и использовал. Получается, он вам должен. Если проект крупный – то внушительную сумму. Такая задолженность называется дебиторской.
Когда срок исковой давности прерывается
Срок исковой давности может прерываться и исчисляться заново несколько раз, но не дольше 10 лет. Он прерывается в нескольких случаях:
- Вы снова начали погашать задолженность. Даже если внесли еще один платеж и пропали, срок обнуляется.
- Написали письмо или сообщили, что хотите взять отсрочку или провести реструктуризацию задолженности.
- Признали претензии от кредитора в письменной форме.
- Договорились об изменениях в договоре, тем самым признали факт наличия долга.
- Стороны подписали акт сверки.
Основания для признания долга безнадежным
Задолженность, которую нельзя взыскать, называется безнадежной. Если выполняется одно из следующих условий, долг признают таковым:
- Истек срок исковой давности.
- Обязательство перед кредитором прекращается, из-за невозможности его исполнения или на основании государственного акта.
- Судебный пристав подтвердил, что задолженность нельзя взыскать, так как неизвестно местонахождение должника, его имущества и денег.
- У должника нет имущества, чтобы провести взыскание.
- Должник прошел через процедуру банкротства, а значит, его долги списаны и нельзя предъявить повторное требование.
Основные ошибки при списании задолженности
При оформлении списания задолженности ответственным лицом могут быть допущены различные ошибки:
- Необходимость списания не оформлена документально. Ответственное лицо должно провести инвентаризацию всей задолженности, после чего составить акт с указанием действительных и просроченных обязательств. Необходимость списания отдельных долгов оформляется бухгалтерской справкой.
- Неверное определение срока задолженности. Необходимо помнить, что срок задолженности отсчитывается снова с даты последней сверки (подписания соответствующего акта), частичной оплаты либо иных письменных действий между сторонами (к примеру, подписано дополнительное соглашение).
- Учет НДС. Если ранее входящий НДС по этой операции был поставлен на вычет, но фактически товар не был оплачен, то производить восстановление НДС не нужно. В то же время, если НДС к вычету принят не был, то вся сумма, включая налог, списывается на внереализационные доходы.
Как правильно написать заявление?
Применив срок исковой давности, спор с жилищными службами возможно выиграть. Но его не будут отслеживать ни сами коммунальщики (им выгодно взыскать всю задолженность), ни суд (он встает на защиту интересов стороны, чьи интересы нарушены). Потому заявить о списании долгов, которым больше трех лет, в интересах только самого должника.
Для этого необходимо подать в суд заявление в свободной форме с обязательным наличием следующих реквизитов:
- ФИО и адрес заявителя;
- заголовок – «заявление о применении срока исковой давности»;
- просьба о рассмотрении иска по задолженности с учетом срока по взысканию;
- указание о том, что срок исковой давности по коммунальному долгу пропущен;
- перечень подтверждающих документов;
- дата составления заявления;
- подпись заявителя с расшифровкой.
К заявлению могут быть приложены расчеты по коммунальным платежам с указанием периода назначения и суммы, а также документы, поясняющие причины неисполнения требований по оплате за услуги ЖКХ: отсутствия дохода, затраты на дорогостоящее лечение и т.д.
Бухгалтерские записи при списании задолженности
В силу норм п. 77 Положения и п. 11 ПБУ 10/99 суммы незарезервированной дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, признаются прочими расходами. Для обобщения информации о прочих расходах в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен субсчет 91-2 «Прочие расходы». Суммы дебиторской задолженности отражаются по дебету субсчета 91-2 на дату оформления приказа руководителя об их списании.
Просроченная и списанная дебиторская задолженность не является аннулированной. Ведь контрагент может вернуть долг и после того, как истечет срок исковой давности. Задолженность после списания ее в расходы в течение пяти лет отражается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Это необходимо для наблюдения за возможностью ее взыскания, если имущественное положение должника изменится.
Организация вправе создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с контрагентами за продукцию (товары, услуги) с отнесением сумм резервов на финансовые результаты. Это предусмотрено в п. 70 Положения. Решение организации формировать в бухгалтерском учете резервы по сомнительным долгам должно быть зафиксировано в учетной политике. Начисление резерва отражается по кредиту счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» в корреспонденции с субсчетом 91-2. Если списывается дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв, сумма этого долга относится за счет средств резерва сомнительных долгов.
Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности, включаются в состав прочих доходов (п. 78 Положения и п. 7 ПБУ 9/99). Эти доходы отражаются в бухгалтерском учете по кредиту субсчета 91-1 «Прочие доходы» на дату подписания руководителем приказа о списании задолженности.
Пример 4. Инвентаризационная комиссия ООО «Надежда», согласно приказу руководителя, проводит инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами по состоянию на 30 июня 2007 г. В учетной политике ООО «Надежда» для целей бухучета не предусмотрено формирование резерва по сомнительным долгам. Бухгалтер представил комиссии справку о результатах сверки расчетов с контрагентами — приложение к инвентаризационному акту. Данные об остатках сумм на счетах расчетов на дату проведения инвентаризации включены в табл. 2.
Как учесть перерыв в сроке
Иногда установленный период обнуляется. Первое условие – должник вышел на связь с кредитором и подтвердил, что у него есть непогашенное обязательство. Частичное погашение кредита – еще одно основание для прерывания срока, после этого он начинает исчисляться заново.
Если стороны внесли изменения в соглашение и подписали его, из чего стало понятно, что неплательщик признает долг, период прерывается. Чаще всего это происходит при реструктуризации или отсрочке платежей с согласия банка.
Наконец, период начинает течь заново при составлении и подписании сторонами акта о взаимных расчетах.
Есть также основания и для отсрочки уплаты долга, для этого нужны уважительные причины. В качестве них выступает тяжелое материальное положение заемщика, подкрепленное соответствующими документами:
- справка о зарплате или с биржи труда;
- медицинские бумаги, подтверждающие наличие серьезного заболевания;
- появление нетрудоспособного члена семьи, рождение ребенка.