Как выплатить компенсацию за использование личного автомобиля

Кодировка выплат в адрес самозанятых – актуальный вопрос. По данным ФНС число самозанятых в нашей стране превысило отметку в 4 млн. человек. Эта категория коммерсантов активно взаимодействует с компаниями и ИП, выполняя для них работы и услуги и получая за это денежные средства.

При оформлении перечисления денег самозанятому без оформления платежного документа не обойтись. И код в нем тоже требуется проставить. Следует учесть, что у самозанятого нет работодателя, с ним трудовой договор не заключается и выплачиваемые ему за выполненные работы (услуги) суммы зарплатой не являются.

Какой же код будет правильным? В платежном поручении самозанятому указывается код вида дохода 1 – этот код применяется при перечислении не только зарплаты, но и иных доходов, в отношении которых ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ ограничивает размер удержаний (п. 115.5 Приложения № 12 к Положению № 762-П). К категории иных доходов относится доход самозанятого, полученный в рамках договора гражданско-правового характера.

В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.

Размер выплат определяют следующими способами:

• Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
• Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.

Чтобы определить сумму выплат, учитывают:

• интенсивность поездок;
• срок полезного использования;
• износ авто;
• траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.

За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.

В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины

В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.

Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.

Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.

Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.

В состав расходов на автомобиль включается:

• Топливо для заправки
• Сумма амортизации
• Затраты на ремонт и техобслуживание
• Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы

Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.

Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.

Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.

Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации

Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.

Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.

Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.

Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.

Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.

Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант

Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме

Вопрос 1

Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?

Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.

Вопрос 2

Как определить размер компенсации за ГСМ?

Сделать это можно несколькими способами.

Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.

Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.

Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.

В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.

Ошибка

Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.

Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.

Ошибка: Сотрудник фирмы, занимающийся доставкой продуктов питания по домам заказчиков, требует у бухгалтера фирмы средств на оплату ГСМ перед началом рабочего дня.

Комментарий: По закону затраты на ГСМ подлежат возмещению после того, как сотрудник предоставит подтверждающие несение расходов документы.

Ошибка: Работодатель отказывается оплачивать расходы за платную автостоянку сотруднику, который использует автомобиль в служебных целях.

Комментарий: Если работник пользовался услугами платной автостоянки в интересах фирмы, а не в личных целях, и предоставил документ, свидетельствующий об оплате стоянки в рабочее время, его затраты подлежат возмещению.

Это зависит от источника финансирования организации:

Об этом свидетельствует арбитражная практика:

Документальное оформление

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

При расчете размера такой компенсации нужно учитывать следующие положения. Износ автомобиля — это часть расчета суммы всей компенсации. Оставшаяся сумма, то есть арендная плата в чистом виде, согласовывается сторонами по их разумному усмотрению. Иными словами, это может быть, конечно, не любая, а именно разумная сумма. Так, чтобы у проверяющих не было претензий, размер компенсации должен быть разумным.

Рассчитанный размер компенсации и размер возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля, определяются соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Например, это можно установить в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему, где должны быть указаны:

• технические и регистрационные данные используемого личного автомобиля;
• документально подтвержденные права работника в отношении автомобиля (документы о собственности);
• состояние автомобиля на момент подписания трудового договора (дополнительного соглашения);
• порядок и сроки использования автомобиля;
• порядок и сроки выплаты компенсации;
• порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля (виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.).

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника?

Ответ: да, можно.

За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.

Минфин признал компенсации за использование грузовиков работников расходом

Сотрудники ПФР и ФСС РФ требуют начислять страховые взносы с любых компенсаций за использование личного автотранспорта. Учитывая все вышесказанное, по-прежнему более выгодной (и безопасной с налоговой точки зрения) остается аренда грузового автомобиля у работника.

В таком случае вместо компенсации вы будете выплачивать работнику арендную плату, которую полностью можно признать в расходах .

Правда, придется удержать с этой арендной платы НДФЛ .

Страховые взносы надо будет начислять только на стоимость услуг по вождению . Поэтому во избежание претензий проверяющих изначально в договоре укажите сумму арендной платы (которая не облагается взносами) и стоимость услуг по управлению автомобилем . ——————————- ст.

252 НК РФ подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ст. 188 ТК РФ подп. 10 п.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

выплачивается при наличии всех перечисленных документов и на основании приказа руководителя (в свободной форме). Работник также должен предоставить физические доказательства использования личного транспорта (чеки с АЗС, моек и т.д.) Компенсация за использование личного транспорта в 2023 году может производиться на основании предоставленных документов или по нормативам, предусмотренным государством.

Фактически, государство устанавливает нормы выплат, которые необходимы в дальнейшем для расчета налога на прибыль и единого налога.

Работодатель заранее оговаривает размер и порядок расчета при заключении договора с сотрудником. В таком случае работодатель покрывает фактические расходы: проведение текущего ремонта, расход на бензин, плата за парковку, мойку, иные необходимые затраты. Работа водителя (управление транспортом) не учитывается, только расходы на использование ТС.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Нормы покрытия расходов в 2021 году

Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2020 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.

Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Похожие записи:

• Односторонний отказ заказчика от выполнения подрядных работ
• Начисление и выплата дивидендов из прибыли прошлых лет
• 6. ОБСЛУЖИВАНИЕ КРАНА И УХОД ЗА НИМ