Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные в 2023 году: что нужно знать бухгалтеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
При расчете базы по налогу на прибыль суточные в полном объеме можно учесть в составе расходов.
При выплате суточных в иностранной валюте для расчета базы по налогу на прибыль потребуется, в соответствии со ст. 264 п.1 НК РФ, конвертировать в рубли по курсу ЦБ на день получения командированным работником суточных.
В случае если суточные были начислены в иностранной валюте, но выданы работнику в их рублевом эквиваленте, конвертирование не потребуется.
Суточные для загранкомандировок в пределах, определенных Правительством РФ для бюджетных организаций – 2500 рублей в сутки, не облагаются НДФЛ (ст.217 НК РФ). Суммы суточных выплат сверх этого предела становятся объектом налогообложения.
Формула расчета НДФЛ по рублевым суточным сверх лимита в 2500 рублей будет следующей:
(Сумма выплаченных суточных – 2500 рублей)× количество командировочных дней = налоговая база.
Формула расчета НДФЛ по валютным суточным сверх лимита в 2500 рублей в эквиваленте выглядит следующим образом:
(Суточные в валюте за 1 день × курс валюты – 2500 рублей) × количество командировочных дней = налоговая база.
Расчет количества дней в командировке для суточных
Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.
О нормах размеров суточных в командировках в 2023 году читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6525-minimalnye-sutochnye-pri-odnodnevnoi-komandirovke
Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.
Суточные при командировках в 2020 год
Суточные – это неотъемлемая часть расходов для тех компаний, которые часто отправляют своих сотрудников в командировки. Какие изменения в 2020 году ждут предприятия, при покрытии расходов работников во время поездок.
- Отмены суточных расходов в ближайшее время не произойдет;
- Необлагаемый НДФЛ предел суточных меняться не будет;
- Организации по-прежнему могут сами устанавливать размер суточных расходов, но все суммы, превышающие предел, облагаются подоходным налогом;
- При оплате расходов в валюте, если речь идет о поездах за пределы РФ, перевод рублей будет происходить по курсу на день утверждения отчета о командировке;
- При уплате НДФЛ курсовая разница подлежит обязательному включению.
Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:
- За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
- Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.
Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:
- ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
- ТК РФ;
- НК РФ;
- Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
- Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).
Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Предварительный расчет
Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.
В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.
СОВЕТ
Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.
Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.
Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
Нормы суточных командировочных расходов
В случае направления сотрудника в рабочую поездку компания обязана выплатить ему за период отсутствия средний заработок, а также суточные за каждый день. Последнее понятие определяется статьей 168 ТК РФ как дополнительные расходы работника, «связанные с проживанием вне места постоянного жительства».
Данные расходы не включают в себя оплату проезда и аренду жилого помещения, которые, согласно ст. 168 ТК РФ, компенсируются работодателем отдельно.
Норма суточных командировочных расходов в 2020 году не регламентирована законом и определяется, по правилам статьи 168 ТК РФ, локальным нормативным актом или коллективным договором. Иными словами, единая норма суточных командировочных расходов в 2020 году не применяется для коммерческих юридических лиц.
Размер выплат может составлять любую экономически обоснованную сумму: от нескольких сот рублей до нескольких тысяч. Все зависит от финансового благополучия организации и от того, какие расходы она может себе позволить.
Отдельно стоят государственные служащие. Командировочные расходы (суточные в 2020 году) в бюджетных учреждениях определяются подпунктом «б» пункта 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов…» и составляют 100 рублей 00 копеек за каждый день поездки.
Если аванс выдан в иностранной валюте
В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).
Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.
Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.
Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:
-
в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);
-
во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Размеры суточных при загранкомандировках в 20221 году: таблица
Приведем некоторые размеры суточных при командировках за границу в 2021 году, установленных Правительством РФ для федеральных бюджетников (постановление от 26.12.2005 № 812). При желании, их можно использовать как ориентир любым юридическим лицам и ИП.
|
Страна |
Размер суточных в долларах США |
|
|
При командировке из России на территорию другой страны |
При командировке сотрудников загран. учреждений РФ в пределах территории страны, где расположено загран. учреждение |
|
|
Абхазия |
54 |
38 |
|
Австралия |
60 |
42 |
|
Австрия |
66 |
46 |
|
Азербайджан |
57 |
40 |
|
Албания |
67 |
47 |
|
Алжир |
65 |
46 |
|
Ангола |
80 |
56 |
|
Андорра |
62 |
43 |
|
Антигуа и Барбуда |
69 |
48 |
|
Аргентина |
64 |
45 |
|
Армения |
57 |
40 |
|
Афганистан |
80 |
56 |
|
Багамские острова |
64 |
45 |
|
Бангладеш |
67 |
47 |
|
Барбадос |
68 |
48 |
|
Бахрейн |
66 |
47 |
|
Белиз |
59 |
41 |
|
Белоруссия |
57 |
40 |
|
Бельгия |
64 |
45 |
|
Бенин |
66 |
46 |
|
Бермудские Острова |
69 |
48 |
|
Болгария |
55 |
39 |
|
Боливия |
63 |
44 |
|
Босния и Герцеговина |
60 |
42 |
|
Ботсвана |
64 |
45 |
|
Бразилия |
58 |
41 |
|
Бруней |
57 |
40 |
|
Буркина-Фасо |
72 |
50 |
|
Бурунди |
74 |
52 |
|
Вануату |
68 |
48 |
|
Великобритания |
69 |
48 |
|
Венгрия |
61 |
43 |
|
Венесуэла |
64 |
45 |
|
Вьетнам |
63 |
44 |
|
Габон |
70 |
49 |
|
Гаити |
61 |
43 |
|
Гайана |
67 |
47 |
|
Гамбия |
62 |
43 |
|
Гана |
66 |
46 |
|
Гватемала |
68 |
48 |
|
Гвинея |
66 |
46 |
|
Республика Гвинея-Бисау |
91 |
64 |
|
Германия |
65 |
46 |
|
Гибралтар |
69 |
48 |
|
Гондурас |
75 |
53 |
|
Гренада |
92 |
64 |
|
Греция |
58 |
41 |
|
Грузия |
54 |
38 |
|
Дания |
70 |
49 |
|
Джибути |
75 |
53 |
|
Содружество Доминики |
69 |
48 |
|
Доминиканская республика |
59 |
41 |
|
Египет |
60 |
42 |
|
Замбия |
68 |
48 |
|
Заморские территории Франции |
65 |
46 |
|
Зимбабве |
57 |
40 |
|
Израиль |
70 |
49 |
|
Индия |
62 |
43 |
|
Индонезия |
69 |
48 |
|
Иордания |
62 |
43 |
|
Ирак |
81 |
57 |
|
Иран |
62 |
43 |
|
Ирландия |
65 |
46 |
|
Исландия |
70 |
49 |
|
Испания |
62 |
43 |
|
Италия |
65 |
46 |
|
Йемен |
66 |
46 |
|
Кабо-Верде |
64 |
45 |
|
Казахстан |
55 |
39 |
|
Каймановы Острова |
69 |
48 |
|
Камбоджа |
68 |
48 |
|
Камерун |
69 |
48 |
|
Канада |
62 |
43 |
|
Катар |
58 |
41 |
|
Кения |
66 |
46 |
|
Кипр |
59 |
41 |
|
Киргизия |
56 |
39 |
|
Республика Кирибати |
75 |
52 |
|
Китай |
67 |
47 |
|
Китай (Гонконг) |
67 |
47 |
|
Китай (Тайвань) |
67 |
47 |
|
Колумбия |
65 |
46 |
|
Коморские Острова |
86 |
60 |
|
Конго |
85 |
60 |
|
Демократическая Республика Конго |
76 |
53 |
|
Корейская Народно-Демократическая Республика |
65 |
46 |
|
Республика Корея |
66 |
46 |
|
Коста-Рика |
63 |
44 |
|
Кот-д’Ивуар |
74 |
52 |
|
Куба |
65 |
46 |
|
Кувейт |
59 |
41 |
|
Лаос |
64 |
45 |
|
Латвия |
55 |
39 |
|
Лесото |
61 |
43 |
|
Либерия |
78 |
55 |
|
Ливан |
73 |
51 |
|
Ливия |
70 |
49 |
|
Литва |
57 |
40 |
|
Лихтенштейн |
71 |
50 |
|
Люксембург |
61 |
43 |
|
Маврикий |
63 |
44 |
|
Мавритания |
67 |
47 |
|
Мадагаскар |
64 |
45 |
|
Макао |
67 |
47 |
|
Македония |
60 |
42 |
|
Малави |
66 |
46 |
|
Малайзия |
60 |
42 |
|
Мали |
70 |
49 |
|
Мальдивы |
67 |
47 |
|
Мальта |
61 |
43 |
|
Марокко |
58 |
41 |
|
Мексика |
64 |
45 |
|
Мозамбик |
68 |
48 |
|
Молдавия |
53 |
37 |
|
Монако |
65 |
46 |
|
Монголия |
59 |
41 |
|
Мьянма |
65 |
46 |
|
Намибия |
61 |
43 |
|
Науру |
60 |
42 |
|
Непал |
65 |
46 |
|
Нигер |
78 |
55 |
|
Нигерия |
72 |
50 |
|
Нидерланды |
65 |
46 |
|
Никарагуа |
68 |
48 |
|
Новая Зеландия |
65 |
46 |
|
Новая Каледония |
60 |
42 |
|
Норвегия |
79 |
55 |
|
Объединенные Арабские Эмират |
60 |
42 |
|
Оман |
62 |
43 |
|
Пакистан |
69 |
48 |
|
Палау, остров |
63 |
44 |
|
Палестина |
70 |
49 |
|
Панама |
64 |
45 |
|
Папуа-Новая Гвинея |
68 |
48 |
|
Парагвай |
57 |
40 |
|
Перу |
63 |
44 |
|
Польша |
56 |
39 |
|
Португалия |
61 |
43 |
|
Пуэрто-Рико |
72 |
50 |
|
Руанда |
72 |
50 |
|
Румыния |
56 |
39 |
|
Сальвадор |
68 |
48 |
|
Самоа |
64 |
45 |
|
Сан-Марино |
65 |
46 |
|
Сан-Томе и Принсипи |
74 |
52 |
|
Саудовская Аравия |
64 |
45 |
|
Свазиленд |
65 |
46 |
|
Сейшельские Острова |
71 |
50 |
|
Сенегал |
70 |
49 |
|
Сент-Люсия |
69 |
48 |
|
Сербия и Черногория |
60 |
42 |
|
Сингапур |
61 |
43 |
|
Сирия |
62 |
43 |
|
Словакия |
59 |
41 |
|
Словения |
57 |
40 |
|
Соломоновы Острова |
56 |
39 |
|
Сомали |
70 |
49 |
|
Судан |
78 |
55 |
|
Суринам |
69 |
48 |
|
США |
72 |
50 |
|
Сьерра-Леоне |
69 |
48 |
|
Таджикистан |
60 |
42 |
|
Таиланд |
58 |
41 |
|
Танзания |
66 |
46 |
|
Того |
65 |
46 |
|
Тонга |
54 |
38 |
|
Тринидад и Тобаго |
68 |
48 |
|
Тунис |
60 |
42 |
|
Туркменистан |
65 |
46 |
|
Турция |
64 |
45 |
|
Уганда |
65 |
46 |
|
Узбекистан |
59 |
41 |
|
Украина |
53 |
37 |
|
Уругвай |
60 |
42 |
|
Фиджи |
61 |
43 |
|
Филиппины |
63 |
44 |
|
Финляндия |
62 |
43 |
|
Франция |
65 |
46 |
|
Хорватия |
63 |
44 |
|
Центрально-Африканская Республика |
90 |
63 |
|
Чад |
95 |
67 |
|
Чехия |
60 |
42 |
|
Чили |
63 |
44 |
|
Швейцария |
71 |
50 |
|
Швеция |
65 |
46 |
|
Шри-Ланка |
62 |
43 |
|
Эквадор |
67 |
47 |
|
Экваториальная Гвинея |
79 |
55 |
|
Эритрея |
68 |
48 |
|
Эстония |
55 |
39 |
|
Эфиопия |
70 |
49 |
|
Южная Осетия |
54 |
38 |
|
Южно-Африканская Республика |
58 |
41 |
|
Ямайка |
69 |
48 |
|
Япония |
83 |
58 |
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.