Как оформить и учесть возврат товара поставщику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить и учесть возврат товара поставщику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Возврат бракованного товара поставщику после приемки

Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Вернуть продукцию поставщику реально без конфликтных ситуаций, если правильно оформлена документация. А также если помнить о законодательстве, которым регулируются правила возврата.

Ст. 475 ГК РФ. При обнаружении дефектов покупатель-предприниматель может требовать:

• снизить сумму, которую заплатил или потребовать устранить все нарушения в разумные сроки;

• заявить о возмещении денег, которые были потрачены на самостоятельное устранение проблем;

• при выявлении существенных или неустранимых недостатков покупатель может полностью отказаться от договора и получить финансы обратно;

• способен заявить право на замену некачественного изделия на то, что полностью соответствует обозначенному в контракте.

Ст. 476 ГК РФ. Поставщик обязан твечать за дефекты, появившиеся до начала реализации. Существует 4 причины, по которым ему придется нести ответственность, если он не сможет доказать появление нарушений после передачи груза заказчику.

Среди них:

• нарушение условий хранения;

• порча третьими лицами;

• неправильное использование;

• непреодолимая сила.

Качество проверяется специальным договором поставки, который заключают стороны. Если его нет, то все изучается по ст. 474 ГК РФ.

Ст. 477 ГК РФ. Во время применения купленной вещи появились недостатки или заметные дефекты. Это тоже разрешает отправить ее обратно в обозначенное время:

• пока не кончилась гарантия или срок, на который рассчитан продукт;

• если это не установлено, то в течение 2 лет с момента приобретения.

Как правильно оформить документы на возврат любого товара поставщику

Рекомендуем верно составить документацию. Чтобы понять, какие бумаги готовить и отправлять подрядчику, следует выяснить, передались ли права собственности на объект к приобретающей стороне. Если еще не перешли, то все будет максимально просто.

Существует всего 3 возможных сценария:

• выявили одновременно с принятием — не нужно принимать такую продукцию;

• определили несоответствие не сразу;

• по договоренности подрядчик регулярно забирает сомнительный груз и тот, что не успели распродать в сроках реализации.

Как документально вернуть нереализованное

Важно помнить, что возвращать качественную продукцию допускается, только если это согласовано заранее в договоре. Иначе не получится отправить диван назад только потому, что он не продается.

Есть иной путь. Если такая процедура не закреплена документально, но компании договорились о возможности подобных исходов, то допускается просто оформить обратную продажу. Например, если не все велосипеды реализовались до конца лета и производитель согласен их забрать.

Фактически это будет продажа бывшему хозяину его же упаковок. Создается:

• ТОРГ-12;

• счет-фактура.

В строку «продавец» вписывается наименование собственной фирмы, в ячейку покупатель — подрядчик, который вывозит свой бывший груз. Заполнять ТОРГ-2 по образцу не нужно. Документально такая рокировка не отличается от обычной продажи.

Претензионное письмо с требованием поставщику принять возвращенные покупателем товары

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара).

Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена.

Претензионное письмо составляется в произвольной форме.

Основания для возврата

В Гражданском кодексе РФ приведен перечень случаев, когда покупатель вправе вернуть продавцу товар и потребовать возврата уплаченной за него суммы.

В частности, такое право появляется, если продукция оказалась:

• не того ассортимента (ст. 468);
• некачественной или бракованной (ст. 475);
• в меньшем количестве (ст. 466);
• не той комплектности (ст. 480);
• без надлежащей упаковки (ст. 482);
• без сопроводительных документов, и покупатель не предоставил их по требованию в разумный срок (ст. 464).

• Любой покупатель имеет право вернуть товар, даже если он надлежащего качества, но с определёнными ограничениями.
• Суд обычно встаёт на сторону потребителя, поэтому лучше сделать возврат, чтобы не попасть на штрафы и иски.
• Чек для обмена и возврата не требуется. Доказать покупку могут этикетка или свидетели.
• Товары надлежащего качества можно вернуть как в день покупки, так и через несколько дней после неё.
• Любое действие с возвращаемым товаром должно быть документально оформлено: акт приёма-передачи в случае экспертизы, заявление покупателя на возврат, ТОРГ-13 и шаблоны других документов должны быть под рукой.
• Деньги выплачиваются тем же способом, которым они были получены. Если оплата изначально осуществлена наличными, то и возврат производится наличными, если картой, то на карту.
• Сроки возврата товаров могут различаться в зависимости от способа покупки: в интернет-магазинах срок может быть больше, а перечень возвратных товаров — иным.
• Если разбирательство с некачественным товаром дойдёт до суда, последний при малейшем основании в пользу потребителя занимает позицию последнего.

Как вернуть качественный товар

Иногда вопрос, как вернуть товар поставщику, возникает даже в случае, если товар качественный. Например, если продукция не реализуется и занимает место на складе. Такой случае следует заранее предусмотреть в договоре — иначе вернуть товар не получится.

Например, можно написать в договоре, что вы возвращаете товар, если не реализуете его через месяц. Когда это произойдет, достаточно будет оформить накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, только в качестве продавца будете выступать вы, а в качестве покупателя — поставщик. По сути это будет возвратная накладная.

С 2019 года поставщикам запрещено возвращать продукты питания, срок годности которых составляет меньше 30 дней. Возврат нельзя прописывать в договоре и оформлять документально — теперь это незаконно.

Чтобы максимально упростить возврат, лучше прописать все условия в договоре. В таком случае гораздо проще будет разобраться даже в сложной ситуации без суда.

Что вправе требовать покупатель

Статьей 475 Гражданского Кодекса РФ определено, что за не обозначенные в контракте дефекты покупатель вправе потребовать:

• соизмеримое уменьшение стоимости;
• бесплатное устранение дефектов в пределах разумных сроков;
• возмещение собственных затрат на устранение дефектов.

Если требования к качеству продукции нарушены существенным образом (неисправимые дефекты, недостатки, требующие несоизмеримого расхода средств или времени на устранение и т. п.) получатель может потребовать:

• полного возмещения уплаченных средств, отказавшись от исполнения контракта;
• замены некачественного изделия на предмет, отвечающий требованиям, указанным в контракте.

В ГК РФ закреплено несколько случаев, при которых покупатель может вернуть товар поставщику: несоответствие заявленному качеству, ассортименту, комплектации и упаковке. А именно:

• отсутствие информации о товаре: статья №495 ГК РФ;
• некомплект: статья №480 ГК РФ;
• отсутствие упаковки: статья №482 ГК РФ;
• количество товара отличается от договорного: статья №466 ГК РФ;
• ассортимент отличается от договорного: статья №468 ГК РФ;
• систематически нарушаются условия поставки: статья №523 ГК РФ;
• другие условия возврата могут быть установлены в договоре купли-продажи в соответствии со статьей №421 ГК РФ.

Учет в бухгалтерии и на остатках

Есть всего три пути, по которым можно пройти, чтобы отразить в программе изменения:

• Самый простой, для тех, кто давно сотрудничает. Не делать никаких отметок, принять все по списку, затем позвонить поставщику и сообщить о расхождениях. Он привозит качественную замену.

• Более сложный, если товар еще не принят. Отметить в счет-фактуре различия, вычеркнуть то, что не принимается. Подписаться, получить подпись водителя. Дождаться от него новых документов, в которых скорректирована информация.

• Если продукция была принята, но потом выявили несоответствие. Составляется товарная накладная ТОРГ-12 и акт ТОРГ-2. Продавец должен быть согласен с нарушениями.

• Если он не соглашается, то оформляется претензия, протокол о заборе проб, приглашается грузоотправитель на экспертизу.

Поскольку, заказывая у поставщика продукты вы фактически заключаете договор купли-продажи, то и их возврат может производиться на законных основаниях по заключенному договору. Так, Гражданский кодекс обеспечивает покупателям возможность оформления возврата, в случае, если продавец или поставщик нарушает свои обязательства по договору.

Основанием для подобных действий, согласно закону, могут быть:

• Неправильное количество – при этом можно требовать доставку недостающего по договору продукта, либо отказаться от всего договора и вернуть средства;
• Не соответствие ассортимента – статья 468 ГК РФ обязывает поставщика предоставить покупателю именно то, что он купил, иначе тот может отказаться от договоренностей;
• Неправильные документы – поставщик обязан оформить надлежащим образом все сопутствующие документы;
• «Смешанная» поставка – не соответствие ассортимента вместе с поставкой продукции хорошего качества;
• Ненадлежащее качество поставляемых товаров;
• Повреждения упаковки/тары – в случаях, когда продукция должна поставляться затаренной, вы можете просить поставщика устранить этот недочет, правильно упаковав заказанное;
• Не соответствие комплекту (в случае, если покупаемое идет в комплекте) – если вам «недодали» какие-то части комплекта, то договор не признается выполненным со стороны поставщика.

Все это доказывает, что произошло нарушение договора купли-продажи, который вы заключили. Поскольку в момент принятия вами товара право на него всецело переходит к вам, вы можете отказаться подписывать документы, пока не будут выполнены все условия договоренности. Иначе вы можете оказаться с неликвидным товаром на руках и без действующего документа, поскольку расписались в том, что все условия выполнены.

Когда возврат будет обратной реализацией

Как правило, при возврате товаров отдельный договор купли-продажи, в котором покупатель становится продавцом, а продавец — покупателем, никто не заключает. Поэтому так сразу представить себе ситуацию, о которой говорит Минфин, непросто.

Но даже если такого договора нет, обратная реализация может возникнуть. Посмотрите внимательно исходный договор. Нет ли в нем условия об обратном выкупе товаров продавцом? Например, если покупателю не удалось продать их до определенного времени. Это и есть обратная реализация, при которой покупатель должен составить счет-фактуру.

Здесь важен следующий момент. Чтобы не было претензий к вычету, в договоре стоит четко обозначить, что возврат товара производится обратной поставкой, в которой покупатель является продавцом, а продавец — покупателем. Тогда никаких оснований придраться к счету-фактуре (он будет не корректировочным, а обычным) у проверяющих не будет. Если такой конкретики в договоре нет, претензии возможны к любому оформлению сделки:

• Вы сделали корректировочный счет-фактуру, а налоговая говорит: «У вас обратный выкуп, нужен счет-фактура от покупателя» — и снимает вычет.
• Или наоборот, оформили обратную поставку, а контролеры вам: «У вас не написано об обратной поставке, сказано о возврате» — и вы также лишаетесь вычета и вынуждены идти в суд.

Так что сделайте ревизию своих договоров и при необходимости внесите в них изменения.

Кстати, обратный выкуп возможен не только в отношении нераспроданных качественных товаров, но и бракованных (письма Минфина от 15.05.2019 № 03-07-09/34582, № 03-07-09/34591).

Возврат товара позже дня покупки

В этом случае порядок действий такой:

• покупатель составляет заявление, к нему прикладывает кассовый или товарный чек;
• продавец выписывает накладную на возвращаемый товар в двух экземплярах ;
• продавец выдает покупателю деньги и составляет расходный кассовый ордер;
• продавец вносит исправления в бухгалтерский учет.

Накладная на возвращаемый товар выписывается в двух экземплярах, один из которых прилагается к товарному отчету, а второй вручается покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар. Подписанный заведующим чек предъявляется в операционную кассу, и покупателю возвращаются деньги.

 Бухгалтерский учет у продавца товара 

 Реализация товара 

Дт 50 Кт 90/1 

Отражена выручка от реализации товара 

Дт 90/2 Кт 41/1 

Списана покупная стоимость товара 

Кт 90/3 Кт 68/НДС 

Начислен НДС по проданному товару 

 Возврат товара 

Дт 76 Кт 90/1 

Сторно на суммы выручки от реализации 
продукции по некачественному товару 
(бухгалтерская справка) 

Дт 90/2 Кт 41 

Сторно на сумму ранее списанной покупной 
стоимости товара, возвращенного покупателем 
(бухгалтерская справка) 

Дт 90/3 Кт 68/НДС 

Сторнирован НДС по возвращенному товару 
(бухгалтерская справка) (строка 360 
декларации по НДС) 

Дт 76 Кт 50 

Покупателю возвращены деньги 

После внесения корректирующих записей в бухгалтерский учет покупатель имеет право принять НДС, ранее уплаченный продавцом в бюджет по отгруженному товару, к вычету согласно п. 5 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ.

Указанный вычет производится не позднее одного года с момента возврата товара.

Отражение в книге покупок поставщика, на наш взгляд, производится на основании составленной бухгалтерской справки. В декларации по НДС этот вычет отражается по строке 360 разд. 2.1 «Расчет общей суммы налога».

Возврат некачественного товара поставщику: нормативно правовое обоснование

В отличие от Закона о защите прав потребителей, ГК РФ содержит гораздо более умеренные нормы относительно прав покупателей.

Суть заключается в том, что в первом случае стороной сделки, приобретающей вещь, является более незащищенный субъект – человек. В случае с поставкой, оба контрагента являются субъектами предпринимательской деятельности и ведут дела на свой страх и риск.

Несмотря на отсутствие строгих штрафов, и больших санкций, какие предусмотрены обозначенным Законом для защиты граждан, ГК РФ все же довольно подробно регламентирует отношения по поставке, посвятив ей целый параграф под номером три главы 30.

Тем не менее относительно порядка и условий возврата партии при отношениях по поставке законодатель все относит нас к общим правилам, применяемым к купле-продаже.

Следует отметить, что обозначенные положения первого параграфа тридцатой главы ГК РФ применяются в том случае, если иное не согласовано сторонами в договоре.

Таким образом, закон дает продавцу и покупателю широкий простор для творчества в части формирования случаев, порядка, исключающих условий и прочего, что касается отношений по обратной передачи приобретенной продукции, имеющей недостатки.

В течение, какого времени покупатель имеет право сдать купленный товар

Для коммерческих договоров поставки ГК РФ не предусмотрено определенных сроков возврата продукции, в отличие от Закона о защите прав потребителей, регламентирующих отношения с гражданином-покупателем.

Если иное не предусмотрено договором, срок ограничивается гарантийным сроком на изделие, установленным либо поставщиком, либо изготовителем. Когда такой срок не определен, то он применяется исходя из обычного срока полезного использования товара данной категории.

При отношениях по поставке условия о сроке, в течение которого товар может быть возвращен, содержатся в разделе, посвященном сроку проверки и предъявления претензий по недостаткам.

По сделке могут быть разделены сроки обнаружения несоответствия количества, ассортимента, с одной стороны, и выявления ненадлежащего качества, с другой стороны.

Похожие записи:

• Когда придут пособия на детей в марте?
• Списание ГСМ без путевого листа – правила и особенности
• Как проходит приватизация квартиры поэтапно в 2022 — 2023 году?