Табель учета рабочего времени 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Форма Т-13. Особенности формы

2. Чем предусмотрен табель

3. Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

4. Форма Т-12: отличие и правила заполнения

5. Особенности учета отработанного времени

6. Санкции за нарушение учета рабочего времени

7. Порядок заполнения табеля учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13)

8. Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

9. Какие обозначения использовать при заполнении

10. Перенос выходных дней в 2023 году

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Чем предусмотрен табель

ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.

Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.

С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.

ВАЖНО!

Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.

Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:

учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.

В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.

Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме.

После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

8 – количество отработанных дней;
9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Сведения, которые содержатся в бланке, могут быть необходимы следующим категориям лиц и инспекций:

Бухгалтеру предприятия для расчета всех выплат, которые положены персоналу за прошедший период (зарплата, командировочные, отпускные и прочие).
Представителю Федеральной налоговой службы РФ с целью проверки правильности определения налоговой базы для расчета налогов, страховых взносов и их корректного начисления.
Проверяющему от фонда социального страхования населения – корректность начисления социальных пособий.
Инспектору по труду для выявления возможных нарушений прав работающих граждан страны.
Росстат – с целью сбора статистических данных.

Время, в течение которого работник осуществлял свои трудовые обязанности, отражается в табеле учета рабочего времени. Это первичный документ бухгалтерского учета, служащий отправной точкой для расчета заработной платы и подтверждающий основания для ее начисления.

Каждый работодатель, независимо от организационно-правовой формы, обязан вести табель в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса. Налоговый орган вправе проверить не только начисление заработной платы и налогов, но и регистр, на основании которого она рассчитана. Доказательством станет именно табель учета рабочего времени персонала.

Утверждено две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13.

Если в ходе проверки будут выявлены нарушения, связанные с ведением документа, работодатель понесет административную ответственность в виде штрафа. Размер его составляет 1000 – 5000 рублей с руководителя и до 50 000 рублей с юридического лица.

Особенности учета отработанного времени

Существует 2 варианта учета:

ежедневно. В этом случае производится учет продолжительности рабочего дня сотрудника каждый день.
суммированно, когда нет возможности точно отследить количество рабочих часов сотрудника. Для такого варианта учета сложно отследить соответствие 40-часовой рабочей неделе. Все переработки должны перекрываться недоработками на протяжении всего отчетного периода. Отчетным периодом, в таком случае, может считаться как месяц, так и квартал. Для ведения учета отработанного времени суммированным способом, руководитель организации должен издать приказ в произвольной форме.

Обычно, в компаниях учетом рабочего времени занимается кадровая служба или секретарь, это должно быть прописано во внутреннем документообороте.

Санкции за нарушение учета рабочего времени

N п/п	Нарушение	Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем	Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя	Рекомендации по исправлению
Табель учета рабочего времени
1	Нет номера документа	Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1; Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"	Возникновение проблем при сдаче документов в архив	Проставлять в дальнейшем
2	Превышение нормы работы (как по основным сотрудникам, так и по совместителям): например, за февраль 2011 г. рабочий день 22 февраля не сокращен на 1 час	Статья 95 ТК РФ	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 35 000 до 50 000 руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП). 2. Требование оплатить сверхурочную работу с выплатой денежной компенсации согласно ст. 236 ТК РФ	Выплатить компенсацию либо скорректировать табель
Путевые листы
3	Согласно путевому листу, работал водитель более 9 часов в день	Пункты 9, 16 Приказа Минтранса России от 20.08.2004 N 15 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей"	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 35 000 до 50 000 руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП). 2. В случае проверки работодателя обяжут оплатить сверхурочную работу водителям за каждый день такого нарушения. 3. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной	Решить проблемы превышения нормы часов работы
4	Переработки водителей превышают установленные 120 часов годовых	Статья 99 ТК РФ, Приказ Минтранса России от 20.08.2004 N 15 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей"	1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 35 000 до 50 000 руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП). 2. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной	Решить проблему превышения нормы часов работы
5	На путевом листе отсутствует печать	Типовая межотраслевая форма N 3, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003)		Проставить
6	Не указан код по ОКПО	Типовая межотраслевая форма N 3, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003)		Проставить
7	Не указан табельный номер работника	Типовая межотраслевая форма N 3, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003)		Проставить

Пример. Придя на работу в производственную компанию, где установлен сменный режим работы, включающий ночное время, директор по персоналу обнаружила полный беспорядок в ведении учета рабочего времени. Табель заполняли сотрудники отдела персонала на основании данных автоматизированной системы доступа (турникета). Однако довольно часто система не срабатывала, рабочие менялись сменами, не ставя в известность руководство, начальники не считали нужным отслеживать ситуацию, а тем более делать отметки о присутствии. В итоге каждый месяц всплывали ошибки, приходилось неоднократно корректировать табель. Росло недовольство сотрудников, считавших себя обманутыми, повышалась текучесть кадров. Решить проблему позволили внедрение регламента, формализация работы по учету рабочего времени, возложение данной обязанности на руководителей подразделений (в данном случае — начальников смен).

Порядок заполнения табеля представлен на рисунке. На титульном листе отражается следующая информация: название структурного подразделения согласно штатному расписанию, номер документа (допустимо вести нумерацию с 1 по 12 в соответствии с количеством календарных месяцев), дата составления (как правило, последний день текущего месяца), отчетный период с 1 по 30/31 число, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер работника данного структурного подразделения и т.п. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведены две строки (графа 4). Верхняя строка служит для отметки буквенных или цифровых кодов, которыми обозначаются затраты рабочего времени (явка, разные виды отпусков, временная нетрудоспособность и т.п.). В нижней строке делают записи о продолжительности отработанного времени (в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени по каждому дню месяца. Классификация условных обозначений приводится в унифицированной форме N Т-12.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13)

 --------¬
 ¦ Код ¦
 +-------+
 Форма по ОКУД ¦0301008¦
 Общество с ограниченной ответственностью ¦ ¦
 "Рассвет" (ООО "Рассвет") +-------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ 593971¦
 наименование организации +-------+
 Отдел продаж ¦ ¦
---------------------------------------------------------L--------
 структурное подразделение
 ----------T-----------¬ -----------------------¬
 ¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦ Отчетный период ¦
 ¦документа¦составления¦ +----------T-----------+
 ¦ ¦ ¦ ¦ с ¦ по ¦
 +---------+-----------+ +----------+-----------+
 ¦ 7/06 ¦ 30.06.2011¦ ¦01.06.2011¦ 30.06.2011¦
 ТАБЕЛЬ L---------+------------ L----------+------------
 УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Номер по по- рядку	Фамилия, инициалы, должность (специаль- ность, про- фессия)	Та- бельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца	Отработано за	Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат	Неявки по причинам
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Х	полови- ну ме- сяца (I, II)	месяц	код вида оплаты	код	дни (часы)	код	дни (часы)

корреспондирующий счет

16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	дни	код вида оп- латы	коррес- понди- рующий счет	дни (часы)	код вида оп- латы	коррес- понди- рующий счет	дни (часы)
часы
1	2	3	4	5	6	7	8	9	7	8	9	10	11	12	13
1	Сидоров А.Е. Начальник отдела	029	Я	Я	Я	В	В	Б	Б	Б	Я	Я	В	В	В	Я	Я	Х	7	18
8	8	8						8	8				8	8	Х	56
Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Х	11	144
8	8			8	8	8	8	8			8	8	8	8	Х	88
2	Поляков Е.Ю. Менеджер по продажам	030	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	В	Я	Я	Х	10	21
8	8	8			8	8	8	8	8				8	8	Х	80
Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Х	11	168
8	8			8	8	8	8	8			8	8	8	8	Х	88
3	Сергеева О.А. Менеджер по продажам	031	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	В	ОТ	Я	Я	Х	5	16			ОТ	7
8	8	8											8	8	Х	40
Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Х	11	128
8	8			8	8	8	8	8			8	8	8	8	Х	88

Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № п\п бланка и дату его составления.
Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.

Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.

Какие обозначения использовать при заполнении

Применяйте буквенный или цифровой код. Для удобства рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени, используя коды одного типа.

Событие	Буквенный код
Выходные и праздничные дни	В
Работа в ночное время	Н
Выполнение гособязанностей	Г
Очередные и дополнительные отпуска	О
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам	Б
Отпуск по уходу за ребенком	Р
Часы сверхурочной работы	С
Прогулы	П
Неявки с разрешения администрации	А
Выходные по учебе	ВУ
Учебный отпуск	ОУ
Замещение в 1–3 классах	ЗН
Замещение в группах продленного дня	ЗП
Замещение в 4–11 классах	ЗС
Работа в праздничные дни	РП
Фактически отработанные часы	Ф
Командировки	К

Перенос выходных дней в 2023 году

Поскольку в 2023 году сразу несколько праздничных дней совпадают с выходными, предлагается установить следующий порядок переноса:

с воскресенья 1 января на пятницу 24 февраля;
с воскресенья 8 января на понедельник 8 мая.

Таким образом, в 2023 году нас ждут следующие дни отдыха:

с 31 декабря 2022 года по 8 января 2023 года;
с 23 по 26 февраля;
8 марта;
с 29 апреля по 1 мая и с 6 по 9 мая;
с 10 по 12 июня;
с 4 по 6 ноября.